Onboarding i offboarding w hotelu

Kto ma klucz do danych?

W hotelu ochrona danych osobowych pracownika nie zaczyna się przy podpisaniu umowy o pracę. Zaczyna się już w momencie otrzymania CV, a kończy dopiero wtedy, gdy po odejściu pracownika zostaną prawidłowo zamknięte jego dostępy, odebrane uprawnienia, zabezpieczone dane i uporządkowana dokumentacja.

Weryfikacja procesów, w których pracownik uczestniczył, jest w hotelarstwie szczególnie ważna. Recepcja pracuje na danych gości, dział rezerwacji korzysta z systemów rezerwacyjnych, sprzedaż posiada dane klientów i kontrahentów, marketing przetwarza dane do celów komunikacji, F&B i SPA posiadają dane szczególnie wrażliwe, housekeeping ma dostęp do informacji dotyczących pobytu, a HR do bardzo szerokiego zakresu danych pracowników.

Onboarding i offboarding nie powinny być wyłącznie zadaniem dla HR i IT. To ważny element działalności operacyjnej całego hotelu, a managerowie poszczególnych działów powinni być świadomi, jakie dane osobowe są niezbędne, a do których w ogóle nie powinni mieć dostępu.

RODO nie narzuca jednego „formularza onboardingu”. Wymaga natomiast, aby Administrator zaprojektował odpowiednie środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka. Ważne jest również zachowanie zasady minimalizacji, czyli udzielenie dostępu tylko do danych niezbędnych do wykonywania obowiązków do wykonywania obowiązków służbowych na danym stanowisku i nie są przetwarzane w nadmiarze.

REKRUTACJA TO JESZCZE NIE ZATRUDNIENIE

Jednym z pierwszych miejsc, w których hotel powinien uporządkować proces ochrony danych, jest rekrutacja. Częstym błędem jest traktowanie CV, dokumentów pracowniczych i danych osoby już zatrudnionej jako jednego zbioru informacji. Rekrutacja i zatrudnienie to dwa różne etapy i różne cele przetwarzania danych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że podczas rekrutacji pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych. Kodeks pracy określa katalog podstawowych danych, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a dane nie mogą być zbierane „na zapas”.

Na co należy zwrócić uwagę przy rekrutacji?

1. Tylko dane niezbędne do prowadzenia rekrutacji

Pracodawca może pozyskiwać m.in. imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia w zakresie określonym przez przepisy.

2. Obowiązek informacyjny

Kandydat powinien otrzymać informacje, w szczególności dotyczące Administratora, celu i podstawy prawnej przetwarzania oraz okresu przechowywania danych. UODO wskazuje, że informacja powinna być przekazana w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny.

3. Prawidłowo wykorzystywane zgody

Zgoda nie jest uniwersalną podstawą przetwarzania danych w rekrutacji. UODO wskazuje, że nie jest ona potrzebna do przetwarzania danych, których pracodawca może żądać na podstawie przepisów. A co dalej ze zgodą kandydata na udział w przyszłych procesach rekrutacji?

4. Szczególna ostrożność przy danych dodatkowych

Czy zdjęcie, PESEL, informacje o stanie cywilnym są niezbędne? Zgody wymagają określenia celu przetwarzania danych, podstawy prawnej i zachowania zasady niezbędności.

5.