Problematyka zarządzania wynikami hotelu w oparciu o zmienność kosztów nie jest jeszcze dobrze rozpoznana wśród hotelarzy – zwłaszcza tych, którzy kierują obiektami niezależnymi. Brak znajomości tego zagadnienia prowadzi do intuicyjnego zarządzania wynikiem obiektu i w czasach trudnego rynku (wzrost liczby obiektów, koncentracja sieciowa, presja na obniżanie cen, oszczędności wprowadzane przez korporacje, nowe kanały sprzedażowe) może doprowadzić hotel do bankructwa.

Dlaczego znajomość zmienności kosztów i ich struktury (koszty zmienne versus stałe) jest tak ważna?

Dzięki tej wiedzy jesteśmy w stanie:
• określić punkt rentowności obiektu (break-even point) ilościowo, np. dla sprzedaży noclegów przy założonej średniej cenie ADR, a także ustalać średnią cenę przy założonej frekwencji,
• oszacować strefę bezpieczeństwa przy aktualnych wynikach hotelu,
• prawidłowo ustalić cenę za usługę w krótkim i w dłuższym okresie,
• świadomie korzystać z dźwigni operacyjnej,
• prawidłowo przygotowywać budżety przy dużej zmienności sprzedaży,
• podejmować właściwe decyzje operacyjne w oparciu o rachunek kosztów.

Koszty zmienne, stałe i mieszane

Na wstępie przyjmy założenie, że model, który będziemy rozważali, stanowi uproszczone odbicie rzeczywistości. W rzeczywistości nie ma kosztów zmiennych, które w analizowanym okresie będą liniowo, idealnie wprost proporcjonalne do sprzedaży. Zawsze będą trochę fluktuować, co nie zmienia istoty zagadnienia. Przykładem może być zużycie surowca na przygotowanie tej samej potrawy (np. steku). Pomimo doświadczenia szefa kuchni zużycie surowca, a zatem jego dokładna wycena, może minimalnie różnić się między poszczególnymi zamówieniami gości.

Wynika to z jakości mięsa użytego do produkcji, podziału na porcje, obróbki termicznej itp. Również koszty stałe w dłuższym okresie nie zawsze będą tej samej wartości. Na przykład zmienny w ciągu roku może być poziom amortyzacji w wyniku zakończonych inwestycji i przyjętych do użytkowania środków trwałych lub też w wyniku sprzedaży środka trwałego, który nie został w pełni umorzony. Mimo tych uwag przyjmijmy, że koszty zmienne w analizowanym okresie będą liniowo związane ze sprzedażą. Oznacza to, że na każdy sprzedany pokój w obiekcie hotelowym przypada taka sama jednostkowa wartość kosztów zmiennych. Zatem wraz ze wzrostem wolumenu sprzedaży proporcjonalnie będzie wzrastała wartość kosztów zmiennych. Jeżeli poziom sprzedaży będzie równy 0, to w ogóle nie odnotujemy kosztów zmiennych. Typowymi kosztami zmiennymi w działalności noclegowej hotelu są koszty przygotowania pokoju do dalszej sprzedaży.

Zaliczyć do nich można:
• koszty prania pościeli i ręczników;
• koszty materiałów zużytych przez gości, do których zalicza się m.in. mydełka, szampon, odżywki, balsamy, materiały jednorazowego użytku (czepki, kapcie, kubki, szczoteczki do zębów, grzebienie), produkty spożywcze przeznaczone do zużycia w pokoju (woda mineralna, kawa, herbata, śmietanka, cukier), chusteczki, papier toaletowy, torebki higieniczne i inne środki higieny osobistej;
• środki chemiczne zużyte do sprzątnięcia pokoju;
• koszty pracy związane ze sprzątnięciem pokoju w akordowym systemie pracy lub outsourcing, umowy zlecenia, nadgodziny i związane z nimi obciążenia;
• koszty zużycia mediów w pokojach (energia elektryczna, woda);
•