Inwentaryzacja, nazywana kontrolnym spisem z natury, jest nieodzownym elementem nadzoru w każdym dziale hotelu. Departament SPA powinien podlegać takim samych zasadom kontroli jak gastronomia czy służba pięter. Znajomość stanów magazynowych czy ilości zużywanych do zabiegów kosmetyków nie mogą być tajemnicą, którą odkrywa się dopiero po analizie kosztów i przychodów. A czy w SPA robi się inwentaryzację? Raczej nie, albo bardzo wyrywkowo, tłumacząc to na wiele sposobów…
Kontrola faktycznego stanu majątku w SPA powinna być okresową praktyką stosowaną w każdym hotelowym SPA. Często spotykam się z wieloma obiekcjami dotyczącymi możliwości poprawnego zrobienia takiej kontroli. Najczęściej słyszę, że trudno jest obliczyć zużycie kosmetyków na jednego gościa, chociażby z uwagi na…. różne ich rozmiary. Prawdą jest, że mała drobna kobieta będzie potrzebowała mniej kosmetyków np. do zabiegów na ciało niż postawny mężczyzna. Oczywiście należy przyjąć pewne odchylenia w ilości zużytych do zabiegów kosmetyków, ale nie można z tego powodu rezygnować z inwentaryzacji w hotelowym SPA.
Jak to zrobić
Zaczynając od początku, należy pamiętać, że w dzisiejszych czasach bez narzędzi informatycznych tego typu przedsięwzięcie będzie naprawdę trudne do wykonania, a przede wszystkich bardzo pracochłonne. Zakupić należy do hotelowego SPA program księgowy, za pomocą którego będziemy mogli dokumentować wszystkie zakup oraz rozchody, jakie dokonywane są w SPA.
Każdy zakup w SPA powinien zostać wprowadzony do systemu księgowego. Oczywiście inną ważną zasadą jest, aby dokonać podziału na:
– produkty, które służą bezpośrednio do zabiegów oraz
– uzupełniające, które są wykorzystywane np. do tworzenia atmosfery w SPA (np. świeczki, środki czystości czy też zapachy).
Wszystkie zabiegi w SPA, jakie oferujemy powinny posiadać przygotowane receptury zabiegowe, które będą również wyznacznikiem ilości zużytych produktów kosmetycznych, a także podstawą do rozliczenia z tego pracowników. Wartości zużytych do zabiegu kosmetyków powinny być zgodne z ilością oraz rodzajem wykonanych zabiegów. Często system rezerwacyjny jest ściśle zintegrowany z programem księgowym po to, aby dane o sprzedaży były importowane do systemu księgowego.
Koniec każdego miesiąca lub kwartału, w zależności od uzgodnień, powinien zostać wykorzystany na spisanie stanu faktycznego z danymi księgowymi. Tu najczęściej pojawiają się wątpliwości: jak to zrobić? Czy przelewać płyny, jak je ważyć? W jaki sposób obliczyć zawartość kremu w tubie?
Komentarze (3)
Mam wieloletnie doświadczenie z klientami, którzy prowadzą hotele i wiemy, że inwentaryzacja w hotelu jest nielada wyzwaniem. Wykorzystują do tego Program Szybka Inwentaryzacja i trwałe etykiety inwentaryzacyjne. To tak naprawdę podstawa, kiepskie, nietrwałe oznakowanie sprawia, że przeprowadzenie inwentaryzacji niepotrzebnie się wydłuża – przez konieczność ponownego naklejenia etykiet na hotelowe wyposażenie. Z niektórymi klientami poszliśmy o krok dalej, zrezygnowali z kodów kreskowych na rzecz tagów RFID. W nich widzimy największą szansę dla hotelarzy, wielu hotelarzy korzysta z takiego rozwiązania.
Gdyby ktoś z Państwa chciał dowiedzieć się więcej na ten temat to zachęcam: https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/program-do-inwentaryzacji/
Jest co robić z taką inwentaryzacją. Od pewnego czasu korzystam z usług outsourcingowych, więc jeżeli by ktoś szukał to szczerze polecam ProProgress http://proprogress.pl
U mnie działają świetnie – szybki i profesjonalny spis z rozliczeniem!
Polecam przy inwentaryzacji system BizIn. Wystawi on fakturę online oraz skontroluje środki trwałe.
Komentarze zamieszczane przez użytkowników wyrażają ich własne poglądy. Wydawca portalu e-hotelarz.pl nie ponosi odpowiedzialności za ich treść. Komentarze nie stanowią materiału prasowego w rozumieniu ustawy – Prawo prasowe.