Ustawa o ochronie danych osobowych obowiązuje wszystkie podmioty, które zbierają i przetwarzają dane osób fizycznych. Obowiązuje ona również, a nawet szczególnie, hotelowe SPA. Ze względu na specyfikę zbieranych informacji, które dotyczą stanu zdrowia gości, są to dane wrażliwe, podlegające szczególnej ochronie. Kary za naruszenie ustawy o ochronie danych są dotkliwe, a za naruszenie danych wrażliwych bardzo dotkliwe, dlatego trzeba wiedzieć, na jakie wymogi formalne należy szczególnie zwracać uwagę podczas ich zbierania i przetwarzania w SPA.

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. definiuje dane osobowe jako „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, której tożsamość można określić pośrednio lub bezpośrednio”. Reguluje ona zasady przetwarzania, zabezpieczenia, rejestracji i przekazywania danych osobowych oraz określa kompetencje generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO), a także prawa osób fizycznych, których dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych. GIODO dzieli dane osobowe na dwie grupy. Pierwsza to dane zwykłe, na które składają się takie informacje, jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania, telefon, PESEL, adres poczty elektronicznej. Wiele osób podaje je przy różnych okazjach, jednak nie zwalnia to firmy, która gromadzi dane, z obowiązku odpowiedniego ich zabezpieczenia. Drugą grupą są dane wrażliwe, nazywane też danymi sensytywnymi. Zgodnie z ustawą, zbiorem danych wrażliwych, oprócz np. informacji o przekonaniach politycznych czy religijnych, są też dane o stanie zdrowia, a te zawsze są (powinny być) zbierane przed zabiegiem w SPA.

Formularz zostawiany w gabinecie

Jak to dokładnie wygląda? Przed zabiegiem przeprowadza się wywiad na temat stanu zdrowia gościa SPA w celu wyeliminowania ewentualnych przeciwwskazań do jego wykonania. Dane te najczęściej gość wpisuje sam do formularza, który trafia do pracownika SPA. Zazwyczaj goście pytani są o alergie, stany zapalane skóry, ale także o choroby, które mogą się nasilić po zabiegu. Taki wywiad ma na celu nie tylko wykluczenie przeciwwskazań, ale także ochronę hotelowego SPA przed ewentualnymi roszczeniami ze strony gościa, jeśli będzie sądził, że po zabiegu jego stan zdrowia się pogorszył. W formularzu musi się znaleźć klauzula o zgodzie na podanie danych o stanie zdrowia, poświadczona własnoręcznym podpisem gościa, dlatego właśnie najczęściej odbywa się to w formie papierowej, a nie elektronicznej. Wypełniona ankieta jest następnie wspólnie z pracownikiem wykonującym zabieg analizowana w gabinecie zabiegowym. I często jest tam pozostawiana.