Dziś krótkie komunikaty i pismo obrazkowe stanowią podstawę wymiany informacji. Zastępują one nieuchronnie sztukę konwersacji. Oferta konferencyjna musi wpisywać się w ten kanon oczekiwań klientów – ma być czytelna i bez zbędnych informacji.

Pracownicy w działach bankietów i konferencji wiedzą, że o klienta w dobie kryzysu muszą walczyć praktycznie 24 godziny na dobę, a najlepsza w tej walce jest strategia B2B. Ich plany sprzedażowe obejmują nie tylko realizacje podstawowych usług, ale często zobligowani są do oferowania dodatkowych usług, aby zwiększać wartość realizowanych eventów.

Aby to zadanie zostało zrealizowane, pracownik musi:
– po pierwsze – potrafić prawidłowo zdefiniować potrzeby klienta,
– po drugie – błyskawicznie na podstawie dokonanej analizy przesłać ofertę do klienta,
– po trzecie – oferta musi być tak przygotowana, aby klient potrafił ją od razu przeczytać i aby wskazywała te elementy na których mu zależało,
– po czwarte – „wykonać robotę za klienta” – wybrać od razu menu do kalkulacji, przygotować dokładną specyfikację, zamówić busa, zaproszenia itd.; uwaga: bez zbędnej wymiany maili!
– po piąte – zrealizować szybko i sprawnie event, a potem za niego odpowiednio podziękować,
– po szóste – aby zapamiętać preferencje klienta na przyszłość.

Co ważne, klienci nie oczekują obecnie od hoteli nadgorliwych pracowników, którzy będą pytać, zabiegać, wysyłać prezentacje usług i setki wariantów menu. Oczekują sprawnego załatwienia sprawy przy minimalnym zaangażowaniu klienta, w absolutnie jak najkrótszym czasie. Praktycznie najlepiej, aby pracownik nauczył się czytać w myślach klientowi.