Systemy informatyczne wspomagają obecnie większość obszarów działalności hotelu – od rezerwacji, przez recepcje, gastronomię czy magazyn, po służbę pięter, kuchnię, parking. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań informatycznych dla hoteli – od prostych aplikacji po skomplikowane wielomodułowe systemy. Jak i co wybrać pod kątem swojego obiektu?

 

 

Branża hotelarska długo nie uchodziła za specjalnie „zinformatyzowaną” i wykorzystującą zaawansowane narzędzia w tym zakresie. Ale czasy, gdy w hotelu komputer znajdował się tylko w recepcji, służąc do odpisywania na maile potencjalnych gości, i w gabinecie dyrektora, który w wolnej chwili mógł sobie dzięki niemu posurfować, odeszły już do przeszłości.

 

Zarządzanie hotelem
i minibarem

Współczesny hotel stoi informatyką. Dziś trudno sobie wyobrazić jego funkcjonowanie bez systemu rezerwacyjnego i zarządzającego sprzedażą gastronomiczną, a w zależności od charakteru i wielkości obiektu – bez modułów wspierających obsługę SPA, organizację konferencji i bankietów, zarządzanie gospodarką magazynową czy wreszcie proces całościowego zarządzania hotelem.
Ale informatyka w hotelu to też systemy kontroli dostępu (zamki elektroniczne, bramki, parking), płatna telewizja (pay TV), sterowanie temperaturą, klimatyzacją i oświetleniem (Building Management System), centrale telefoniczne, systemy informacyjne Digitale Signage czy wreszcie księgowe potrzebne w każdym rodzaju działalności gospodarczej. – Szeroko pojęta informatyzacja usług hotelowych to również systemy autoryzacji kart kredytowych i płatniczych, automaty do drobnej sprzedaży, niektóre typy minibarów czy wreszcie systemy dostarczające internet do pokoi hotelowych – uzupełnia Piotr Szpytma, senior consultant w firmie Micros Fidelio Polska zajmującej m.in. kompleksową obsługą informatyczną hoteli (w tym Intercontinental, Westin, Sheraton, Radisson).

 

Obszary, które może objąć system informatycznym:
 

1. procesy zarządzania hotelem,

2. obsługa rezerwacji i recepcji, w tym półautomatyczna recepcja z kioskami,

3. gastronomia – restauracja, bar, catering itp.,

4. organizacja i obsługa konferencji,

5. obiekty SPA, rekreacyjne i sportowe,

6. marketing, zwłaszcza internetowy,

7. kontrola dostępu – zamki elektroniczne, bramki, parking,

8. monitoring,

9. wewnętrzna telewizja, Pay TV,

10. sterowanie oświetleniem, temperaturą, klimatyzacją,

11. instalacja ppoż,

12. sieć komputerowa i telefoniczna.

Na przykład w zakresie zarządzania minibarami można skorzystać z systemu, który będzie informował recepcję, czy gość faktycznie z niego korzystał bez konieczności sprawdzenia pokoju przez personel obsługi pięter. Z kolei zakup dobrego systemu parkingowego razem z systemem telewizji przemysłowej spowoduje możliwość ograniczenia liczby pracowników w tej części zarządzania hotelem.

Innym przykładem jest rozwiązanie BMS (Building Management System) dotyczące zarządzania budynkiem, które wspiera kontrolę ogrzewania i chłodzenia budynku, ale również np. informuje, gdzie i jakie urządzenia wymagają naprawy bądź wymiany. Będzie to miało kluczowe znaczenie dla personelu obsługi technicznej, który szybko zlokalizuje i naprawi usterkę w konkretnym pokoju czy sali konferencyjnej.
– Systemy informatyczne w każdym z różnorodnych zakresów wykorzystania w hotelu służą fundamentalnej kwestii dotyczącej automatyzacji wykonywanych operacji.

Przede wszystkim jednak gromadzą informacje, które przetworzone w odpowiednie zapisy czy raporty dostępne w każdym momencie stanowią podstawę do wszelkiego rodzaju analiz działalności – tłumaczy Jakub Krajka, project manager w firmie PMS Labs, zajmującej się dostawą sprzętu komputerowego, oprogramowania i konsultacją rozwiązań informatycznych dla hoteli, która współpracuje (m.in. Accor Polska, Vienna International Hotels, Grupa Hotelową TRIP). – Można np. prowadzić sprzedaż gastronomii przy użyciu samych kas fiskalnych, ale brak dostępu do informacji o kosztach, stanach m