Kanban w hotelu – co to? Droga do efektywnego zarządzania pracą i zwiększenia współpracy w zespołach

W październikowym wydaniu „Hotelarza” został opisany scrum jako metoda, która świetnie może sprawdzić się w hotelu w kontekście szybkiego reagowania na zmieniające się trendy rynkowe. Co jednak z samą organizacją i zarządzaniem pracą wewnątrz niej? Co z definiowaniem i udoskonalaniem procesów w hotelu?

Podejść do tego, w jaki sposób zarządzać zadaniami, czy też tworzyć i udoskonalać procesy, jest bardzo wiele. Skupię się na jednej konkretnej strategii, która bierze swe początki w branży produkcyjnej, a która także może przynieść korzyści dla hotelu. Mowa tu o kanbanie. Jak kanban zwiększa współpracę w zespole i jakie kroki są niezbędne, by rozpocząć pracę z tym narzędziem?

Krótka historia i definicja kanbana

W języku japońskim słowo kanban oznacza tablicę wizualną lub znak. Kanban bierze swoje początki w systemie opracowanym w latach 60. przez Taiichi Ohno dla firmy motoryzacyjnej Toyota. Celem tego systemu było proste planowanie w celu optymalnego kontrolowania i zarządzania pracą (oraz zapasami) na każdym etapie produkcji.

Toyota w tamtym czasie borykała się z niedostateczną produktywnością i wydajnością w porównaniu z jej amerykańską konkurencją. Dzięki kanbanowi firma ta wprowadziła do swojego procesu produkcji zasadę „just in time”, czyli tworzenia produktów wtedy, kiedy faktycznie klient ich potrzebował. Pozwoliło to na zwiększenie produktywności przy jednoczesnym ograniczeniu strat i zmniejszeniu kosztownych zapasów surowców i wyrobów gotowych.

W późniejszych latach kanban zyskiwał na popularności w wielu innych branżach, jednak największy przełom nastąpił, gdy zaczął być wykorzystywany w rozwoju oprogramowania. To, co obecnie jest uznawane za metodę kanban, powstało w 2007 r. i było wynikiem wielu lat testów, doświadczeń osób powiązanych ze społecznością Lean i Agile. Można stwierdzić, że obecnie kanban jest definiowany jako „strategia optymalizacji przepływu wartości przez proces”.

Wartością tą może być np. korzyść, która wynika z wykonywania danej pracy, dlatego celem użycia kanbana może być taka optymalizacja (np. wykonywanych na co dzień zadań), która przyniesie największą wartość (np. dla klientów). Kanban, według opracowania Davida J. Andersona, oparty jest na czterech zasadach i sześciu praktykach, które można też odnieść do hotelu.

Zasada #1. Zacznij od tego, co robisz obecnie

Zasada ta odnosi się do identyfikacji obszarów i procesów, które działają dobrze, ale także tych, które wymagają poprawy. Kluczowe jest także zrozumienie, że kanban nie ma zastępować procesów i sposobu pracy w firmie, ale stanowi narzędzie do ich wsparcia i optymalizacji. Dlatego istotne jest, aby znać punkt wyjścia.

W hotelu istnieje wiele, o ile nie większość, procesów i zadań wykonywanych codziennie. Realizacja tego punktu może polegać na spotkaniu różnych działów, podczas którego uwaga skupi się na dyskusji na temat tego, co należy pozostawić w obecnym kształcie, a co wymaga usprawnień lub zdefiniowania na nowo.

Zasada #2. Dokonuj stopniowych zmian

Kanban zachęca do unikania dużych zmian, które często są trudne do wdrożenia i mogą spotkać się z oporem. Zamiast tego zaleca skoncentrowanie się na ciągłych, małych zmianach. Wprowadzanie tych zmian powinno wynikać ze współpracy między działami oraz opierać się na zbieranej informacji zwrotnej i dotychczasowych osiągnięciach.

Poszczególne zespoły w hotelu mogą się regularnie spotykać (np. co dwa-trzy tygodnie), aby zidentyfikować obszary w procesach, które wymagają usprawnień. Następnie można uzgodnić, które zmiany zostaną wprowadzone w najbliższym okresie. Warto monitorować te zmiany i na ich podstawie podejmować decyzje dotyczące kolejnych kroków.

Zasada #3. Sz anuj obecne procesy, role, obowiązk i i tytuły

Zasada t