Budżetowanie w hotelu

Autor: Rafał Abramczyk

Rafał Abramczyk,hotelAG Sezon wakacyjny to w hotelarstwie intensywny okres. Dla hoteli turystycznych to najważniejszy czas w roku, ale bez względu na profil hotelu okres wakacyjny kojarzy się także z intensywnym przygotowaniem do budżetowania następnego roku. Obojętnie, czy zarządzamy hotelem sieciowym czy niezależnym, biznesowym czy resortowym, cały proces budżetowania hotelu powinien być oparty na standardzie USALI. Jest to międzynarodowy system rachunkowości hoteli, który w przejrzysty sposób wskazuje na źródła kosztów i bezpośrednio z nimi związane przychody. Dlaczego jest to takie istotne? Żeby wiedzieć, ile kosztowała każda zarobiona złotówka z każdego działu hotelu. Co z tego, że w maju mieliśmy przychody z działu gastronomii na poziomie 200 tys. zł, skoro koszty tego działu wyniosły 210 tys.? Oczywiście jest to sytuacja skrajna, ale niestety prawdziwa. Gdyby ten hotel wszystkie koszty traktował na zasadzie wspólnego worka, to mógłby tego nie wychwycić. A tak podczas tzw. rozliczenia miesiąca dzięki systemowi USALI jest to przejrzyste i widoczne. Bez względu jednak na narzędzie, którym się posługujemy, dwa podstawowe elementy będą wspólne dla każdego hotelu: prognoza przychodów oraz kosztów. Standardowo zatem przygotowujemy dwa budżety operacyjne: przychodowy (w podziale na departamenty generujące przychody) i kosztowy (w tym operacyjny, marketingowy i personalny, które także należy potraktować jako osobne opracowania) oraz budżet inwestycyjny, tzw. CAPEX. Budżet przychodowy – segmenty… Wydaje się to dość proste: liczba pokoi pomnożona przez średnią cenę – i mamy to. Zła wiadomość: to nie wystarczy. Ale jest też dobra: dużo informacji i szczegółów budżetu już mamy zawartych w historycznych wynikach hotelu. Przeanalizujmy bardzo dokładnie miesiąc po miesiącu, tydzień po tygodniu, jak kształtowały się przychody i wskaźniki z poszczególnych działów hotelu. Istotny jest tu podział przychodów na konkretne segmenty. Segmentacja to nic innego jak podział gości, np. według tego, czy przyjechali do hotelu indywidualnie czy w grupie, a także w jakim celu: turystycznie czy biznesowo. A może jest to biznesowy segment korporacyjny. Każdy hotel ma inną strukturę segmentów ze względu na swoją indywidualną specyfikę i lokalizację. Obiekt w dużym mieście w okolicy biurowców będzie miał zdecydowanie więcej gości biznesowych niż turystycznych. Odwrotnie będzie w górskich kurortach. Tu z pomocą przyjdzie dobrze sparametryzowany PMS, czyli nasze oprogramowanie do zarządzania hotelem. Duże hotele w Polsce już 20 lat temu zaczęły wprowadzać do swoich systemów przy każdej rezerwacji możliwość zaznaczenia segmentu, którego dotyczy. Dziś niektóre hotele działające na specyficznych rynkach (np. hotele lotniskowe) mają po kilkanaście opcji do wyboru. Segmenty gości dadzą nam informację, kto korzysta z nas [...]