#7 Pre-opening 3, 2, 1… START!

Od początku pandemii, czyli od pierwszego kwartału 2020 r., zapowiedzianych zostało dość dużo nowych projektów. Zdecydowana większość z nich jest lub będzie realizowana w systemie condo (i wszelkich wariantach tego systemu). Przyczyn jest kilka: praktycznie zerowe stopy procentowe w 2021 r., nadpodaż gotówki na rynku, inflacja – inwestorzy chcieli ulokować (ochronić) swój kapitał i ruszyli na zakupy nieruchomości. Efekt: wręcz boom na rynku condo. Już niebawem wiele z tych inwestycji zacznie się otwierać. I o ile nie obawiam się o projekty prowadzone przez doświadczone hotelowo podmioty, o tyle mam dość duże wątpliwości dotyczące doświadczenia egzotycznych deweloperów z nie mniej egzotycznymi lokalizacjami. No nic, czas pokaże, jak te projekty po otwarciu odnajdą się w nowej rzeczywistości zarządzania operacyjnego z kosmicznymi cenami energii, ciepła i szalejącą inflacją. Ale zanim hotel się otworzy, będzie w szczególnym okresie przygotowawczym – okresie pre-openingu. Niech ten tekst będzie drogowskazem, ukierunkowaniem lub po prostu przewodnikiem dla tych, którzy za kilkanaście miesięcy będą otwierali hotel, i dla tych, którzy dopiero planują swoją przyszłość w hotelarstwie. Na końcu prosta wskazówka, jak skutecznie i bezboleśnie przejść przez ten piekielnie ważny etap pre-openingu niemal bez zadraśnięcia. Co to jest pre-opening? Pre-opening to wszystkie czynności, które hotelowy zespół prowadzący powinien zrobić przed otwarciem obiektu. Jednak pre- -opening nie kończy się z chwilą pierwszej rezerwacji. Trwa on jeszcze przez kilka miesięcy po otwarciu, kiedy to wszystkie elementy hotelowej działalności docierają się. Nie jest ważna jednak definicja pre-openingu określona w czasie, tylko cel, do którego prowadzi, a więc do otwarcia hotelu. W określonym czasie, w określonym budżecie, z odpowiednim zespołem na pokładzie. Jak widać, pre-opening to cały zakres wszystkich czynności, które mają doprowadzić do operacyjnej gotowości na 100 proc. w dniu „zero”. Tyle. Kiedy zaczyna się pre-opening? Ogólnie przyjęło się, że pre-opening zaczyna się na 12 miesięcy przed planowanym otwarciem hotelu. Trochę jednak rozszerzyłbym ten okres. Pre-opening w dużych hotelach z szerokim programem funkcjonalnym może się rozpocząć nawet 15 miesięcy przed inauguracją. Dlaczego tak wcześnie? Zazwyczaj w tym czasie świadomy inwestor ma już na pokładzie hotelowy zespół projektowy lub przynajmniej doradcę hotelowego. Powstają pierwsze operacyjne harmonogramy zmierzające do dnia „zero”. A czy to już nie jest właśnie planowanie otwarcia hotelu? Nie zamykajmy się zatem na standardowe 12 miesięcy przed otwarciem hotelu. Pamiętajmy, że cokolwiek, co zaplanowaliśmy w harmonogramie, jeżeli jest wykonane, zbliży nas do przyjęcia pierwszej rezerwacji. Im wcześniej zaplanujemy, jak do tego dojść, tym lepiej. Podsumowując: planuj! Co zawiera pre-opening? Skoro już wiemy, co to jest i kiedy się zaczyna, to możemy określić, jakie konkretne obszary i etapy powinny zostać zaplanowane w okresie przygotowania do otwarcia. Miejmy na uwadze, że nie wymieniłem wszystkich elementów pre-openingu. To tylko przykład najważniejszych elementów z listy to-do. Gdybyśmy chcieli uwzględnić pełną tabelę z jakiegokolwiek zrealizowanego projektu, to ten tekst byłby oddzielnym, 60-stronicowym wydaniem dołączanym do drukowanego „Hotelarza”. Co zaplanować w kalendarzu i budżecie pre-openingowym? Wynagrodzenia pracowników Zatrudnionych jeszcze przed uruchomieniem hotelu. Bardzo dobry tekst na ten temat, autorstwa Macieja Knyrka, ukazał się na łamach wrześniowego „Hotelarza” w 2020 r. Na dziewięć do 12 miesięcy przed otwarciem powinniśmy już mieć na pokładzie dyrektora hotelu, który będzie odpowiedzialny za dalsze działania mające na celu zaplanowanie i zbudowanie zespołu. Około sześciu-dziewięciu miesięcy przed otwarciem powinna się pojawić kolejna osoba: dyrektor sprzedaży lub dyrektor operacyjny. Skąd to „lub”? Odpowiedź jest dość prozaiczna, ale też ma w sobie sprawdzoną skuteczność: jeżeli dyrektor hotelu jest osobą o silnych kompetencjach operacyjnych, to należy zacząć od zatrudnienia jego zastępcy w postaci managera sprzedaży. Jeżeli zaś nasz dyrektor generalny jest mocnym i urodzonym sprzedawcą, to należy mu zapewnić w pierwszej kolejności wsparcie w postaci managera operacyjnego. W ten [...]