Analizy roczne w hotelowych SPA, czyli co każdy manager SPA zrobić powinien

Autor: Anita Bajdalska

Inwentaryzacje kosmetyków i środków trwałych, podsumowania, raporty, audyty finansowe, oceny pracownicze – początek roku dla osób, które zarządzają hotelowymi SPA, to czas wytężonej pracy. Wszystko trzeba policzyć, przeliczyć, wycenić i ocenić. Pracy jest mnóstwo, a wyzwań nie brakuje. Nowy budżet SPA najczęściej budowany jest w trzecim kwartale roku poprzedniego, a jego wykonanie analizowane jest na początku kolejnego roku. Zaplanowane przychody, wydatki i odstępstwa od nich wymagają analizy i wyjaśnień. Ostatni rok w branży hotelowej obfitował w nieprzewidywalne sytuacje, na które nikt nie miał wpływu, dlatego analiza budżetu z 2021 r., przygotowanego na przełomie lata i jesieni 2020 r., powinna mieć bardziej charakter sprawozdawczy niż rozliczeniowy. Należy mieć nadzieję, że w 2022 r. takich sytuacji już nie będzie i spodziewany „popyt odłożony” przełoży się na wyraźnie lepsze wyniki hotelowych SPA. Inwentaryzacja kosmetyków Na początek to, co spędza sen z powiek wielu managerom SPA, czyli inwentaryzacja kosmetyków i produktów detalicznych w SPA. O ile policzenie kosmetyków detalicznych jest sprawą prostą, o tyle zrobienie inwentaryzacji kosmetyków do zabiegów do najłatwiejszych nie należy. Mniej stresu mają te osoby, które robią takie inwentaryzacje na koniec każdego miesiąca. Ale jak pokazuje rzeczywistość, nie jest to regułą. Dlaczego? Bo jest to zadanie czasochłonne, wymaga dużego nakładu pracy i najczęściej wiąże się z korektami, wyjaśnieniami różnic i niedoborów. Niekiedy nie robi się tego, ponieważ hotelowe SPA nie mają odpowiednich do tego systemów, a tzw. zużycia muszą robić ręcznie, w Excelu lub co gorsza na oko. Zdarza się, że kadra zarządzająca hotelowym SPA zwyczajnie nie wie, jak się do tego skomplikowanego zadania zabrać, i woli przyjąć zasadę, że każdy otwarty kosmetyk do zabiegów SPA od razu zaliczany jest w koszty. Owszem, do celów księgowych to jest dobra zasada i często stosowana w praktyce, ale dla kontroli operacyjnej, nadzoru nad pracą personelu SPA brak rozliczeń ilości zużywanych kosmetyków (często bardzo drogich) to prosta droga do katastrofy. Podczas audytu hotelowych SPA zawsze analizie poddawany jest system rozliczeń kosmetyków profesjonalnych, ponieważ bez tego trudno jest ocenić rentowność departamentu SPA. Tymczasem można odnieść wrażenie, że ten temat dla wielu osób zarządzających SPA jest czarną magią, podobnie jak budżety. Jednak wcześniej czy później, a lepiej wcześniej, inwentaryzację trzeba polubić, aby zarządzać hotelowymi SPA w pełni profesjonalnie. Zadanie to należy realizować na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, a nie tylko – jak wymaga tego komórka księgowości – na koniec roku. Przeliczenia otwartych pr [...]