Konferencje szyte na miarę

Autor: Zbyszek Bugaj

Hotele przez całe dziesięciolecia oferowały usługi noclegowe i przy okazji zapewniały wyżywienie. W latach 70. i szczególnie 80. rozszerzyły swoją ofertę o usługi konferencyjne. Na początku było to jedynie działalność uboczna i typowo sezonowa. W latach 90., wraz z gwałtownym zglobalizowaniem się gospodarki i rozwojem linii lotniczych, biznes konferencyjny stał się niezwykle lukratywny dla hotelarzy, centrów konferencyjnych, uniwersytetów i innych miejsc, np. zabytkowych pałaców.

Hotele dominują na tym rynku

O organizację spotkań, seminariów, konferencji ubiega się, jak wspomniano, coraz większa liczba chętnych. W uprzywilejowanej pozycji są jednak hotele. Szczególnie dotyczy to Polski. W naszym kraju hotelarstwo przeżyło (i nadal się to dzieje) metamorfozę. Zainwestowano w nie około 3 mld dolarów. Standard obiektów jest stosunkowo wysoki i co najważniejsze w zdecydowanej większość adekwatny do liczby gwiazdek. To ważne, ponieważ np. we Włoszech, Grecji jest z tym różnie.

Poza tym były one budowane wraz z różnej wielkości wygodnymi salami konferencyjnymi. W przyszłości wybór odpowiedniego miejsca na zorganizowanie konferencji dla np. ok. 150 osób nie będzie problemem gdziekolwiek w Polsce. Ponieważ obecnie każdy powstający hotel (rocznie w Polsce buduje się ich ok. 100) powstaje wraz z kilkoma salami konferencyjnymi. Dla polskich hoteli to jedno z kluczowych źródeł dochodu.

Problemem jest jednak organizacja nieco większych spotkań poza dużymi miastami. Prawdziwy problem w Polsce to organizacja konferencji dla kilkuset gości. Organizacja najbardziej lukratywnych kongresów dla 2-3 tys. gości to już karkołomna zabawa. Jeszcze większe kongresy to już domena miast ze specjalnymi centrami konferencyjnymi, takimi jak na przykład wiedeńskie Austria Center.

Ekstra usługi

Poważną przewagą hoteli nad innymi miejscami organizacji konferencji są usługi dodatkowe, które świadczy hotel. Są to np. restauracje, bary, sklepy. Coraz częściej jest fitness, siłownia, a także bardzo modne centrum spa oraz gabinety kosmetyczne. Dla wielu organizatorów konferencji bardzo ważną sprawą jest bezpieczeństwo.

W Polsce nie chodzi przy tym o bezpieczeństwo antyterrorystyczne, ale raczej ochronę przed włamaniami i drobnymi kradzieżami kieszonkowymi. - Fakt, że goście śpią i konferują w jednym miejscu eliminuje także dodatkowe koszty przemieszczania się i oszczędza czas - twierdzą w książce "Turystyka biznesowa" Rob Davidson i Beulah Cope. W dobie tanich linii lotniczych, idealnym rozwiązaniem jest organizacja spotkań w hotelach zlokalizowanych w pobliżu lotniska. Nieco wyższe ceny przelotów rekompensuje oszczędność czasu i nerwów wynikająca z nie stania w korkach, wydatkach na taksówki.

Co za tym idzie sama konferencja może trwać krócej - podkreślają. W Polsce taka ofertę ma tylko lotnisko Okęcie. Na świecie hotele lotniskowe łączą się w konsorcja marketingowe jak np. ma to miejsce na londyńskim Heathrow, gdzie 12 tamtejszych hoteli stworzyło [...]