Planowanie biznesu – business plan 2021 w hotelu według metody LOTS

Autor: Maciej Knyrek

Pandemia COVID-19 cały czas nie odpuszcza, a branża hotelarska, jak niewiele innych doświadcza istnego roller coastera. I jak w takim czasie planować cokolwiek? Jak planować dłuższy okres, kiedy nie wiadomo, co wydarzy się jutro? Niestety, nie mamy na to wpływu. Wierzę jednak, że zdecydowana większość z nas jest w biznesie hotelarskim nie przez przypadek. A hotelarzy charakteryzuje przecież gotowość na zmiany i adaptacji do gwałtownie zmieniającej się sytuacji. W naturze człowieka leży konieczność doświadczania, poznawania nowych miejsc, ludzi, podziwiania i zaskakiwania się nowymi odkryciami. Do tego wszystkiego potrzebne są podróże i potrzebne są hotele. Jak więc wykorzystać słabszy okres, kiedy nie ma w nich gości? Namawiam do poświęcenia tego czasu m.in. na zaplanowanie biznesu po odmrożeniu działalności. To co przynosi pandemia, to także możliwość wystartowania zupełnie lub prawie zupełnie od nowa. Dla hotelarzy może to być szansa na nowy rozdział w działalności. Świat postpandemiczny w naszej branży będzie już zupełnie inny, co nie znaczy, że gorszy. Pomoże nam to być może przemodelować sposoby działania, znaleźć nowe proaktywne podejście do zdobywania gości, optymalizacji kosztów, analizy tego, co się wydarzyło, jaką mamy historię i jak na tej historii budować nowe, na odnalezienie się na mapie konkurencji, ponowne poznania naszych słabych i mocnych stron, zdania sobie sprawy z naszych szans i zagrożeń. Od lat moim ulubionym sposobem tworzenia biznes planu jest planowanie według metody LOTS, służącej do planowania, wdrażania i monitorowania działań biznesowych, zaproponowanej przez Hansa Akerbloma, szwedzkiego guru przywództwa, założyciela Scandinavian Leadership Kiedy i kto? Na początku chciałbym podkreślić, że biznes plan przy zastosowaniu metody LOTS można napisać do każdego, nawet drobnego działania np. takiego jak planowanie przyjęcia urodzinowego lub większych zakupów. W biznesie zdarzało mi się już pisać biznes plany dla uruchomienia nowej usługi w hotelu, czy planowania remontu kilku pokoi. Biznes plan powinniśmy pisać wtedy, kiedy czujemy, że chcemy spojrzeć na naszą działalność z nieco innej strony. Biznes plan według LOTS to spojrzenie na dane działanie z perspektywy outside- -in. Biznes plan ma dać nam odpowiedź m.in. na następujące pytania, zawsze w kontekście planowanego działania: – jaka jest nasza historia i co z niej wynika? – jak umiejscawiamy nasz biznes obecnie? – jaką mamy wizję – co chcemy osiągnąć? – jakie mamy narzędzia? – jak będziemy sprawdzać na bieżąco, czy idziemy właściwą drogą do celu? Planowanie działań dla całego hotelu powinniśmy rozpoczynać przed każdym okresem budżetowania. W działających hotelach sugeruję poświęcić na tę pracę wrzesień/październik. Dobry biznes plan pokazuje, jak zrealizujemy nasze założenia budżetowe. W hotelach w okresie pre-openingu biznes plan powinien być gotowy przynajmniej na trzy miesiące przed otwarciem. Pamiętajmy, że jakiekolwiek działania sprzedażowo- marketingowe przynoszą efekt najwcześniej po około sześciu miesiącach. W pisanie dobrego biznes planu zaangażowany jest cały zespół, który będzie następnie go realizował. Nad poszczególnymi elementami składowymi kierownicy działów pracują oddzielnie. Całość składana jest pod nadzorem dyrektora hotelu. Najważniejsze jest, aby procesowi składania budżetu w jedną całość poświecić odpowiednią ilość czasu. Istotne elementy składowe planu biznesowego hotelu powinny być omawiane wspólnie. Podobnie należy omówić ostateczną jego wersję i nanieść wspólnie ostatnie poprawki przed prezentacją. Sugeruję zaproszenie do tworzenia tego dokumentu następujące osoby: – dyrektor hotelu – główny księgowy/kontroler/dyrektor finansowy – dyrektor/kierownik sprzedaży i marketingu – revenue manager – szef działu kadr – kierownik recepcji – kierownik gastronomii – kierownik techniczny Zaangażowanie tych osób pozwoli na każdym etapie zapewnić niezbędne informacje, a także zapewni wdrażanie planu. Dokument, który stworzymy w ten sposób musi być tzw. żywym dok [...]