Co to jest pre-opening

Autor: Maciej Knyrek

Ciężko znaleźć prosty odpowiednik w języku polskim – „przedotwarcie”, „okres przed otwarciem hotelu”? Niewątpliwie jest to najważniejszy, najbardziej intensywny, najbardziej kreatywny okres w funkcjonowaniu hotelu. W tym okresie kładziemy podwaliny pod organizację pracy każdego działu, ale także pod komunikację z gośćmi i z pracownikami. Nie odkryję Ameryki pisząc, że najważniejszym zasobem hotelu są ludzie, a czymś, co nas spaja, są relacje. PRE-OPENIN GRADISSONA W SZCZECINIE Jest piękny maj, rok 1992, kraj budzący się z koszmaru PRL, miasto w północno- zachodniej Polsce. W lokalnej prasie ukazują się kolorowe dodatki informujące o rozpoczęciu rekrutacji na wszystkie stanowiska w budowanym właśnie hotelu Radisson Szczecin. Każdy kolor oznacza inny dzień tygodnia i jest swoistym zaproszeniem na spotkanie rekrutacyjne. Spotkania są organizowane w Teatrze Współczesnym na słynnych Wałach Chrobrego. Zaproszenie jest także aplikacją/podaniem o pracę, który to dokument należy wypełnić i przynieść ze sobą na spotkanie o określonej porze. Karta ma kolor zielony i oznacza, że moje spotkanie rekrutacyjne odbędzie się w piątek. Wcześniej w mieście pojawiają się wkładki w prasie codziennej z opisem atrakcji, które będzie oferował hotel, ile będzie miał pokoi, restauracji, barów. Informacje o powstającym hotelu międzynarodowej sieci utrwalane są przez cykliczne audycje radiowe w lokalnym radiu okraszane konkursami wiedzy o hotelu dla mieszkańców Szczecina i regionu. Szczecinianie dowiadują się z nich, jaki obiekt powstaje w centrum miasta. Apetyt na pracę w takim miejscu rośnie z minuty na minutę. Tego dnia w piątek siadam na widowni teatru wraz z kilkudziesięcioma innymi kandydatami i obserwuję scenę, gdzie ustawionych jest kilka stolików, przy których kadra zarządzająca hotelu odbywa rozmowy rekrutacyjne. Wszystko jest świetnie przygotowane. Pierwsze sito przechodzimy już w foyer teatru – przydział do określonych działów odbywa się na podstawie krótkiej rozmowy i analizy przyniesionego zielonego zaproszenia/ podania. Panuje przyjazna atmosfera. Ani przez moment nikt nie czuje się zagubiony, pominięty, niemile widziany. Wszędzie uśmiechy i perfekcyjna organizacja. Przez te pięć majowych dni 1992 r. do pracy w szczecińskim Radissonie zgłosiło się około 10 tys. osób. Przyjęto około 1 tys. Po spotkaniu w teatrze wyselekcjonowani kandydaci otrzymują pisemne powiadomienie wraz z listem gratulacyjnym i pierwszymi informacjami na temat sieci i samego hotelu. Jest wśród nich także krótki opis stanowiska. Następnie otrzymujemy kolejne zaproszenie, tym razem na spotkanie z krawcową i zdjęcie miary do przygotowania uniformu. Pod koniec sierpnia 1992 r. wiemy już, że planowane otwarcie hotelu przypadnie na listopad, a szkolenia rozpoczną się 12 października. Szkolenia są bardzo intensywne. Polegają na zdobyciu wiedzy m.in. o tym, jak rozmawiać przez telefon, jak mówić z uśmiechem, jak aktywnie słuchać, jak być gościnnym i przyjaznym, poznajemy podstawowe procedury, jak dbać o wygląd i jaka jest np. etykieta rozmowy z gościem w windzie. Każdy element szkolenia jest doskonale przygotowany. W międzyczasie poznajemy hotel, m.in. roznosząc do pokoi i magazynów drobne wyposażenie i testując kuchnię. Pracownicy otrzymują tzw. Employee Handbook, czyli podręcznik hotelowy zawierający wszystkie najistotniejsze informacje. * * * Ten pre-opening miałem okazję obserwować z perspektywy kandydata do pracy w hotelu. Dodam: kandydata, który wcale nie marzył o karierze hotelarza. Dla mnie to był punkt zwrotny tak zawodowy, jak i życiowy. Od tego momentu hotelarstwo stało się moją pasją, a zdecydował o tym perfekcyjnie przygotowany pre-opening. Po tych kilku miesiącach czułem się świetnie przygotowany do wielkiego otwarcia, w którym byłem tylko małym, ale jakże ważnym trybikiem. Mało tego, byłem i jestem przekonany, że takie jest właśnie hotelarstwo. To dbałość o najmniejsze szczegóły, dbałość o siebie nawzajem i o bycie gotowym na obsługę naszych gości. Co to jest Critical Path albo Ścieżka Krytyczna? Pre-opening powinno się planować w okresie od 12 do sześciu miesięcy przed otwarciem hotelu. Wielu inwestorów zastanawia się, co takiego przez te 12 miesięcy będzie robił zatrudniony personel. W ciągu 12 miesięcy przed otwarciem hotelu powinniśmy przede wszystkim zorganizować wszystkie najważniejsze procesy funkcjonowania obie [...]