Co w RODO ciągle stwarza problemy hotelarzom

Autor: Bartosz Lasota

Od wejścia w życie unijnego rozporządzenia RODO mija już półtora roku. Mimo to stale można zaobserwować, że realizacja wymogów przepisów prawa ochrony danych osobowych sprawia hotelarzom liczne trudności. Które z nich są najbardziej problematyczne? Jakie wymogi RODO są często pomijane i bagatelizowane? Oto najczęściej występujące w branży hotelarskiej trudności oraz nieprawidłowości w stosowaniu przepisów RODO. Wdrożenie wyłącznie części wymogów RODO Wciąż bardzo często spotykanym w praktyce problemem branży hotelarskiej jest ograniczenie wdrożenia wymogów RODO wyłącznie do wybiórczych aspektów, i to w relacji zewnętrznej, a dokładnie na płaszczyźnie hotel – klient. Prosto mówiąc, stosowana jest praktyka, w której hotel decyduje się wyłącznie na realizację tego, co najpotrzebniejsze. To akceptowalny model działania w momencie, gdy – po pierwsze – hotel dysponuje znacznym ograniczeniem czasowym, a po drugie – dopiero zaczyna prace nad wdrożeniem ochrony danych osobowych. Należy jednak stanowczo podkreślić, że poprzestanie wyłącznie na tym zakresie prac jest skrajnie ryzykowne, w szczególności patrząc przez pryzmat wizerunku hotelu, jak również ryzyka naruszeń bezpieczeństwa i wysokich kar za nieprzestrzeganie przepisów. Wymagane jest uregulowanie wszystkich występujących w hotelu procesów przetwarzania danych osobowych, w tym przeprowadzenie analizy ryzyka, weryfikacji wykorzystywanych w procesach systemów informatycznych, stosowanych zabezpieczeń, okoliczności zawarcia prawnie wymaganych umów oraz opracowanie dostosowanych do specyfiki funkcjonowania hotelu procedur i dokumentacji RODO. W tym obszarze wciąż są problemy. Dane osobowe to nie tylko dane gości Dane osobowe, które przetwarza podmiot świadczący usługi hotelarskie, to również dane kontrahentów, dostawców, pracowników, współpracowników, podmiotów doradczych, czy nawet osób znajdujących się na terenie hotelu, których wizerunek został zarejestrowany za pośrednictwem systemu monitoringu wizyjnego. Hotelarze w dużej mierze skupili się wyłącznie na procesach przetwarzania danych osobowych dotyczących gości, czyli rejestracji pobytu, zapisów i wysyłki newslettera, prowadzenia programów lojalnościowych lub konkursów czy szeroko rozumianych działań marketingowych. Są one bardzo istotne, szczególnie pod kątem biznesowym i obszary te w większości przypadków przeszły wiele modyfikacji w celu ich dostosowania do wymogów nowych przepisów prawa. W tym zakresie administratorzy danych osobowych, którzy świadczą usługi hotelarskie, stosują prawnie wymagane klauzule informacyjne, a w przypadkach, gdy uznali to za stosowne, opracowali również formularze zgód na przetwarzanie danych osobowych. Niestety brakuje odpowiednich procedur ich stosowania. Zgoda jest bardzo popularną [...]