Jak stworzyć kartę pobytu gościa, aby nie naruszyć prawa o ochronie danych osobowych

Autor: Bartosz Lasota

Ochrona prywatności osób fizycznych oraz zgodne z prawem przetwarzanie ich danych osobowych to standardy, które budują renomę hotelu, jak również pozwalają uniknąć potencjalnych sankcji wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. A chociaż od rozpoczęcia stosowania przepisów RODO minęło już półtora roku, to jak pokazuje praktyka, wciąż sprawiają one problemy hotelarzom, np. w zakresie tego, jak stworzyć zgodną z nimi tzw. kartę meldunkową z uwzględnieniem podstaw prawnych i dopuszczalnego zakresu przetwarzanych danych osobowych. Jakie dane osobowe można pozyskiwać od gości hotelowych w związku z rejestracją ich pobytu? Jakie są zasady ich przetwarzania oraz na co zwrócić szczególną uwagę? Niewątpliwie rozpoczęcie obowiązywania RODO, a dokładnie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, wywołało wiele emocji, jak również przyczyniło się do znacznego podwyższenia poziomu świadomości społeczeństwa co do przysługujących praw w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Z kolei administratorzy danych osobowych, jakimi są również podmioty świadczące usługi hotelarskie, zostali postawieni przed wyzwaniem spełnienia licznych wymogów prawnych wynikających z RODO. Spełnianie tych wymogów jest o tyle istotne, że za ich nieprzestrzeganie prawodawca unijny przewidział możliwość nałożenia administracyjnych kar pieniężnych w wysokości do 20 mln euro. Wysokość potencjalnych kar może w pierwszej chwili wydawać się abstrakcyjna, jednak od rozpoczęcia stosowania RODO minęło półtora roku i w Unii Europejskiej były już liczne przypadki wysokich kar finansowych. W Polsce prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymierzył już dwie kary w wysokości przeszło 940 tys. zł i ponad 2,8 mln. Warto więc zwrócić szczególną uwagę na przetwarzanie danych osobowych. Karta pobytu gościa hotelowego i pozyskiwanie danych osobowych Karta pobytu, zwana również często kartą meldunkową, jest co do zasady pierwszym fizycznym miejscem, w którym bezpośrednio od gościa hotelowego pozyskuje się dane osobowe. Prosi się go o podanie swoich danych w związku z zakwaterowaniem i skorzystaniem z usług hotelowych. Każdy, kto brał udział w tworzeniu formularza, za pośrednictwem którego zbierane są dane osobowe, zadawał bądź powinien zadać sobie pytanie: jakie dane osobowe można pozyskać? Pytanie to jest wciąż aktualne i co do zasady fundamentalne. Imię? Nazwisko? Adres e-mail? Numer i seria dowodu osobistego czy może nr PESEL? Decydując się na pozyskanie danych osobowych, nale [...]