Impreza w hotelu – jak zabezpieczyć swoje interesy

Autor: Milena Rzemieniak-Kielin

Hotele są bardzo popularnymi miejscami wybieranymi na organizację różnego rodzaju przyjęć i imprez okolicznościowych, m.in. dlatego, że goście poza dobrze przygotowaną przestrzenią na tego typu wydarzenia, mają zapewniony jednocześnie nocleg. Tym bardziej właściciel hotelu, który udostępnia swój obiekt na rzecz sporej grupy osób, powinien należycie zabezpieczyć swoje interesy. Zawsze w razie organizacji imprezy w hotelu należy podpisać umowę z klientem jak najwcześniej i jak najbardziej precyzyjnie opisać w niej to, czego nawzajem od siebie oczekują obie strony. Im bardziej szczegółowa umowa, tym mniejsze prawdopodobieństwo skutecznego zgłaszania roszczeń przez klienta. W takiej umowie dokładnie wskazuje się np., ile i jakiego rodzaju pokoi ma być zarezerwowanych na czas imprezy, jakie dania będą serwowane (z wyszczególnieniem ich ilości), czy napoje będą w cenie usługi, jakie są oczekiwania wobec obsługi kelnerskiej itp. Wówczas w razie jakichkolwiek wątpliwości można odwołać się do zapisów umowy. Dzięki temu hotelarz zmniejsza ryzyko powstania sporu wynikającego z tego, że klient „rozumiał coś inaczej” (np. klient założył, że dekoracja sali będzie w cenie, a hotel policzył dodatkowe wynagrodzenie). Klient rezygnuje po zawarciu umowy (albo zmniejsza liczbę uczestników) W codziennej praktyce hotelarzy często spotykane są sytuacje, gdy pomimo podpisania wcześniej umowy klient rezygnuje z organizacji imprezy w hotelu. Niezależnie od przyczyn, podmiot prowadzący hotel ponosi określone koszty przygotowania imprezy, np. zakupu potraw w celu przygotowania menu albo strat z powodu nieprzyjmowania rezerwacji pokoi w dniu organizowania imprezy ze względu na konieczność ich udostępnienia biesiadnikom. W takich sytuacjach hotel bez wątpienia może ponieść istotne straty w razie odwołania imprezy. Straty te mogę być zmniejszone, gdy zadba się o odpowiednie zapisy w umowie. Przede wszystkim należy w niej zastrzec obowiązek odpowiedniej i uzasadnionej opłaty za odstąpienie od umowy. Taka opła [...]