Realizacja eventu gastronomicznego w hotelu

Autor: Radek Fischbach jest dyrektorem gastronomii w kompleksie Nosalowy Dwór Resort & Spa w Zakopanem

Realizacja eventu gastronomicznego w hotelu wiąże się z zaangażowaniem wszystkich działów wchodzących w skład hotelowej struktury. Od wspólnej pracy poszczególnych departamentów zależy, jak przebiegnie sama realizacja, a co za tym idzie – jaką opinię o hotelu będzie miał organizator wydarzenia. Na ostateczne podsumowanie składa się wiele czynników – zarówno tych widocznych, jak i z pozoru niemających znaczenia. Kompoz y c j e menu, jednolite uniformy obsługi czy czystość sali to wymierne elementy oceny, ale składają się na nią równie ważne rzeczy, które odbywają się „gdzieś z tyłu”, jak prawidłowe przyjęcia paczek nadsyłanych przez organizatora do hotelu czy logistyka zamówień artykułów do hotelowej gastronomii. Sprzedaż Standardem jest, że duże obiekty konferencyjne mogące pomieścić jednocześnie powyżej 500 osób mają zlokalizowane swoje przedstawicielstwa handlowe w całej Polsce. Z pozoru nie ma to wpływu na sam proces sprzedaży, jednak jest to pewnego rodzaju utrudnienie, a jednocześnie bardzo duża odpowiedzialność. Pojemność poszczególnych sal konferencyjnych w dowolnych konfiguracjach ustawień, ich wymiary i wyposażenie, pakiety menu i open barów – każdy z handlowców ma tę wiedzę i umie z niej korzystać. Często pojawiają się jednak pytania szczegółowe bądź wręcz bardzo szczegółowe, a odpowiedź na nie należy skonsultować z pracownikiem hotelu przebywającym na miejscu. Jak bowiem np. zdalnie ustalić kolor, rodzaj montażu i moc głośników znajdujących się w sali X bądź wymiary reżyserki oraz możliwości podłączenia niestandardowego sprzętu? Z pozoru to sprawy błahe, ale mają kolosalne znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia. W żadnym wypadku nie należy improwizować, tylko skierować pytanie do właściwej osoby. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych nieporozumień podczas tzw. site inspection, a co za tym idzie – podczas samej realizacji. Istotne jest, by wszelkie ustalenia między kontrahentem a hotelem były przekazywane w formie pisemnej. Luźne stwierdzenia i niedopowiedzenia mogą spowodować komplikacje, a w rezultacie wzajemne roszczenia i niepotrzebne konflikty. Przygotowanie wydarzenia dla tak dużej liczby osób to naprawdę benedyktyńska praca, w której każdy detal ma znaczenie, a pominięty może wywołać lawinę nieprzyjemnych następstw, rzutujących na końcowy efekt. Osoby pracujące poza miejscem samej realizacji muszą mieć bardzo szczegółową wiedzę na temat każdego aspektu funkcjonowania hotelu. Menu Jest to jeden z głównych czynników, które mają wpływ na końcową opinię. Uczestnicy wydarzenia z całą pewnością podzielą się swoimi spostrzeżeniami z organizatorami na temat jakości i różn [...]