Od czego zależy konferencyjny sukces hotelu

Autor: Anna Patoleta

Konferencje generują w wielu hotelach znaczącą część przychodów, a wymagają stosunkowo niewielkich kosztów, jeśli chodzi o wyposażenie i obsługę. Trzeba tylko najpierw wiedzieć, jak zaplanować funkcje konferencyjne w hotelu – tak jeśli chodzi o ich lokalizację w obiekcie, jak i o miejsce w strukturze przychodów. Trudno znaleźć na rynku hotele, które nie oferują funkcji konferencyjnych. Nawet niewielkie obiekty starają się przygotować przynajmniej jedną salę, by mieć szanse na dodatkowe przychody ze szkoleń i różnego rodzaju spotkań biznesowych. Jak zaplanować funkcje konferencyjne w hotelu Aby jednak można było je osiągać, trzeba pomyśleć o tym już na etapie projektu architektonicznego. To wtedy trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, jaką maksymalnie liczbę uczestników hotel chce i będzie mógł obsłużyć, bo od tego zależy, ile metrów kwadratowych trzeba będzie w projekcie zaplanować na tę funkcję. To wiąże się z tzw. programowaniem hotelu, czyli określeniem jego struktury przychodów: czy hotel dzięki działalności konferencyjnej chce przyciągać klientów korporacyjnych, którzy mają stanowić jedną z głównych grup gości, czy też chce tylko uzupełnić zakres swoich usług o możliwość zorganizowania szkolenia na kilkanaście osób? Żeby sobie odpowiedzieć na te pytania, trzeba przeprowadzić analizę rynku lokalnego: czy jest na nim potencjał firm, które byłyby zainteresowane wynajmowaniem takich sal do swoich celów; czy w okolicy znajdują się inne obiekty, które mogą organizować tego typu spotkania; czy są to hotele czy obiekty bez działalności noclegowej, jak dużą przestrzeń oferują, po jakich stawkach, kto z nich korzysta itd.? Wtedy okaże się, czy warto inwestować w rozbudowane usługi konferencyjne, czy ograniczyć się do niewielkiej (ale zawsze dobrze wyposażonej w najnowszy sprzęt) sali. Jeśli inwestor planuje stworzenie hotelowego centrum konferencyjnego, powinna znaleźć się w nim jedna duża sala, której towarzyszyć będzie kilkanaście średnich i małych. Obecnie standardem jest już stosowanie przesuwanych ścian, które w zależności od potrzeb łączą lub dzielą sale, dając większy wachlarz możliwości wynajmu przy tej samej powierzchni. Niemniej jednak dobrze jest zaplanować też kilka zupełnie oddzielnych, mniejszych sal, gdyż nie zawsze możliwe jest przyjęcie małej grupy w „wykrojonej” powierzchni. Po pierwsze – dlatego, że grupa może być zbyt mała nawet jak na podzieloną salę, po drugie – zbyt dużo takich grup w mimo wszystko jednej przestrzeni, nawet jeśli jest ona wyodrębniona mobilnymi ściankami, powoduje kłopoty organizacyjne, a po trzecie – często takie grupy chcą mieć swoją bardziej kameralną przestrzeń tylko dla siebie. Akustyka Jedną z zasadniczych kwestii podczas projektowania sal konferencyjnych jest ich akustyka – przede wszystkim przegród, czyli ścian, drzwi, podłóg i sufitów oraz specjalistycznych ścian przesuwanych. Wszystkie te elementy muszą być dobrane w taki sposób, aby dźwięki z sąsiadujących pomieszczeń czy z ulicy n [...]