Rewolucja w przepisach. Hotelarzu, przygotuj się do RODO

Autor: Agnieszka Stelmaczonek, specjalista ds. ochrony danych osobowych w SAXO Consulting

Zmiany przepisów regulujących sferę ochrony danych osobowych zaczęły w ostatnich latach nabierać tempa. Część hotelarzy nie zdaje sobie sprawy, jakie obowiązki w tej sferze wskazane przez przepisy prawa muszą spełniać. Wielu ulega złudzeniu, że wszystko u nich jest pod kontrolą, bo przecież mają zaufany personel, mają zasady, nie było wcześniej z tym kłopotów itd. Są i tacy, którzy po prostu nie wiedzą, jakie przepisy ich obowiązują, a tym bardziej – jakie obowiązywać będą niedługo. Tymczasem muszą wprowadzić ustawowo wymaganą dokumentację i procedury, aby nie łamać prawa, co wkrótce będzie zagrożone bardzo surowymi sankcjami. Kwestia dotyczy, po pierwsze, elementarnej części procedury check in, czyli meldowania gościa w hotelu, a po drugie – szeroko rozumianego zarządzania bazą danych osobowych gości. Zmiana podstawy prawnej Co tak naprawdę powinien odpowiedzieć recepcjonista, któremu gość odmówi podania danych do meldunku, argumentując, że „nie ma już takiego obowiązku, chyba pan/i słyszał/a o tym”? Jaką wiedzę musi mieć właściciel, dyrektor i każdy pracownik hotelu, aby nie być zaskoczonym przez coraz bardziej świadomego swych praw gościa? W tym celu należy przeanalizować chronologię obowiązujących przepisów prawa, które regulują zasady pobytu gościa w obiekcie hotelarskim i pozwalają na jego identyfikację. Pierwszą regulacją była ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych z 10 kwietnia 1974 r. (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Jednak 31 grudnia 2012 r. przestały obowiązywać jej przepisy, które nakładały na gości obowiązek zameldowania się na pobyt stały lub czasowy przed upływem 24 godzin od chwili przybycia. Swą moc utraciły również wszelkie regulacje do tej ustawy w zakresie chociażby formy przechowywania danych osobowych gości. 1 stycznia 2013 r. weszła w życie nowelizacja ustawy, która w istotny sposób zmieniła zasady postępowania hoteli w zakresie meldowania gości oraz przetwarzania ich danych osobowych. Tym samym zmianie uległa podstawa prawna przetwarzania danych gości. Dziś stanowi ją ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. nr 133, poz. 883 z późn. zm.). Jest to o tyle ważne, że na tej podstawie obiekt hotelarski może żądać przekazania przez gościa jego danych osobowych w celu realizacji usługi pobytowej i usług towarzyszących. W tym miejscu hotelarze muszą sobie odpowiedzieć na jeszcze kilka pytań. Czy mogą żądać dowodu osobist [...]