Pre-opening, soft opening, grand opening

Autor: Adam Pilczuk. Autor jest dyrektorem ds. strategii i rozwoju w Chopin Airport Development

W poprzednim artykule z cyklu Hotel – Inwestycja omówione zostały problemy i błędy, jakie inwestorzy popełniają w fazie pre-openingu, który rozpoczyna się już około roku przed planowanym otwarciem hotelu. Teraz przedstawione zostaną działania, które powinny być podjęte tuż przed otwarciem hotelu i bezpośrednio po otwarciu. Jak wynika z raportu „Hotel pre-opening strategies” przygotowanego przez TFG Asset Management, na pytanie o główne wyzwania stojące przed dyrektorem generalnym w fazie pre-openingu doświadczeni praktycy rynkowi zajmujący się tylko tym etapem odpowiedzieli, że największym jest presja czasu (27 proc.), a dwa kolejne to: niejasna komunikacja oraz opóźnienia innych uczestników procesu (po 19 proc.), a dalej: kłopoty z uzyskaniem różnego rodzaju licencji, brak strategicznych wskazówek oraz związany z tym konflikt między właścicielem a operatorem/zarządcą. Jak widać, wyzwań jest wiele, a czasu coraz mniej. Pre-opening – ostatnie dwa tygodnie przed otwarciem Na dwa tygodnie przed otwarciem w obiekcie musi już być zatrudniony cały personel. To czas na przeprowadzenie szkoleń: z systemów funkcjonujących w hotelu, stanowiskowych, z topografii budynku oraz tych wymaganych przepisami prawa. Działy operacyjne powinny przejść następujące szkolenia: – dział recepcji – z systemu recepcyjnego, tworzenia checklisty dla zmiany porannej, popołudniowej i nocnej, zamykania doby systemowej; – dział rezerwacji – z obsługi systemu rezerwacyjnego, konfigurowania kodów cenowych wraz z pozyskiwaniem firm przez dział sprzedaży i marketingu, z przyjmowania rezerwacji telefonicznych i mailowych; – dział służby pięter – ze ścielenia, uzbrajania wózków pokojowych w materiały pościelowe i eksploatacyjne, uczestnictwo w doposażaniu pokoi; – dział gastronomii – z karty menu, możliwych aranżacji sal, z przygotowania potraw, tworzenia receptur z gramaturami. Jeśli chodzi o dział zakupów, to na dwa tygodnie przed otwarciem musi on zapewnić magazyny hotelowe zaopatrzone w produkty długoterminowe. Dostawcom żywności powinien być przedstawiony plan zamówień. Departament ten powinie [...]