Magia pierwszego wrażenia – jak już na starcie olśnić uczestników konferencji?

Mówi się czasem, że w życiu nieważne jest to, jak zaczynamy, ale jak kończymy i jakie osiągamy rezultaty. Czy podobnie można mówić o eventach branżowych? Bez wątpienia wysoki poziom wydarzenia należy utrzymywać przez cały czas aż do samego jego końca… Wydaje się jednak, że pierwsze wrażenie często przesądza o tym, jak postrzegać nas będą zarówno prelegenci, jak i słuchacze konferencji. Dobrze jest więc zadbać o to, by już na wstępie podbić serca uczestników. Co może w tym pomóc? Magia pierwszego wrażenia – jak już na starcie olśnić uczestników konferencji? Mówi się czasem, że w życiu nieważne jest to, jak zaczynamy, ale jak kończymy i jakie osiągamy rezultaty. Czy podobnie można mówić o eventach branżowych? Bez wątpienia wysoki poziom wydarzenia należy utrzymywać przez cały czas aż do samego jego końca… Wydaje się jednak, że pierwsze wrażenie często przesądza o tym, jak postrzegać nas będą zarówno prelegenci, jak i słuchacze konferencji. Dobrze jest więc zadbać o to, by już na wstępie podbić serca uczestników. Co może w tym pomóc? Niebanalna kampania promocyjna W dzisiejszych czasach każde wydarzenie zaczyna się i kończy w mediach społecznościowych. O pierwsze wrażenie trzeba więc zadbać ze sporym wyprzedzeniem – już na kilka miesięcy przed planowaną organizacją konferencji. Social media to branża dynamiczna – szybko się rozwija i zmienia. Z tego powodu kwestię promocji wydarzenia w mediach najlepiej będzie powierzyć doświadczonym specjalistom w tej dziedzinie. Oni wiedzą doskonale, jak trafić do pożądanych przez nas odbiorców i jakie treści im zaproponować, by przekonać ich, że jeśli nie wezmą udziału w przygotowywanej przez nas konferencji, ominie ich największa przygoda ich życia. Jak przygotować dobrą kampanię reklamową skutecznie promującą nasz event? Świetnie sprawdzają się np. akcje oparte na tajemnicy, mające intrygować i w niejasny sposób rozbudzać ciekawość. Co jakiś czas pojawiają się w przestrzeni publicznej i wirtualnej komunikaty luźno powiązane z faktyczną tematyką promowanego wydarzenia, które ostatecznie – gdy napięcie i ciekawość odbiorców sięgają zenitu – zostają odszyfrowane. Kluczem do sukcesu tego typu kampanii jest charakterystyczna oprawa graficzna takich „zwiastunów” eventu – ich twórcy najczęściej stawiają na minimalizm. Atrakcyjny obiekt konferencyjny Ogromny wpływ na pierwsze wrażenie podczas eventu branżowego ma miejsce, w którym się on odbywa. Zanim bowiem padną pierwsze słowa, zanim wyświetlone zostaną pierwsze prezentacje, zanim zaprezentujemy nasze produkty, efekty naszej dotychczasowej pracy – oczom gości konferencji ukazuje się konferencyjny obiekt i jego otoczenie. Dobrze jest więc mieć to na uwadze w procesie wyboru potencjalnych lokalizacji. Należy pamiętać, że liczy się także wnętrze obiektu. Jaka powinna być idealna sala konferencyjna, która przypadnie gościom do gustu już na wstępie? Zapytaliśmy o to specjalistkę w branży eventowej, Paulinę Kalinowską, która reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce: - W sali konferencyjnej uczestnicy spotkania spędzą najwięcej czasu, powinny więc tworzyć przestrzeń komfortową, estetycznie atrakcyjną i ergonomiczną. Bardzo istotny jest dostęp do światła dziennego. W kwestii oświetlenia liczy się też możliwość szybkiego i sprawnego zaciemnienia sali, co ma duże znaczenie przy wyświetlaniu materiałów multimedialnych. Sala konferencyjna powinna być też funkcjonalna i dawać możliwość dostosowania wielkości i układu sali czy ustawienia krzeseł do potrzeb danego eventu oraz elastycznego manipulowania nimi już w trakcie jego trwania. W dzisiejszych czasach „must have” każdej sali konferencyjnej to też bezpłatne wi-fi czy stałe łącze przewodowe, ekran, nagłośnienie wraz z mikrofonem, rzutnik multimedialny czy flipchart. Powitanie w królewskim stylu Gdy etap wyboru miejsca mamy już za sobą, warto pomyśleć, jak rozpocząć naszą konferencję z wysokiego C i jak sprawić, by goście poczuli się wyjątkowo. Diabeł tkwi w szczegółach, dlatego też uatrakcyjnienie małych rzeczy, drobiazgów, które często traktuje się lekceważąco, może się okazać strzałem w dziesiątkę. Przede wszystkim zadbajmy o to, by materiały konferencyjne, które uczestnicy otrzymują tuż po swoim przyjeździe lub przy rejestracji swojej obecności, prezentowały najwyższą jakość i przykuwały wzrok. Im bardziej będą spersonalizowane, tym większa szansa, że zostaną docenione i zapamiętane na długo. Warto więc poświęcić im więcej uwagi, by dopracować pozornie mało znaczące detale – deseń, kolor, kształt… Oczywiście bardzo ważna jest tez treść – zatrudnienie zdolnego copywritera to zatem opłacalna inwestycja. To nie jedyny sposób na udane otwarcie konferencji. Pamiętając o zasadzie „przez żołądek do serca”, warto konferencję rozpocząć niestandardowo – od poczęstunku. Niech jednak nie będzie to zwykły bufet z nudnymi ciastkami i minikanapeczkami z łososia, które tak często pojawiają się na branżowych eventach, że wydają się ich niemal nieodłącznym elementem. Bądźmy oryginalni! Jak to zrobić? Zapytaliśmy specjalistkę, Paulinę Kalinowską: - Ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że to, na co zwracamy uwagę na samym początku, to jedzenie – jemy oczami. Z reguły patrzymy na pierwszy posiłek, jaki zostanie nam podany: często jest to przerwa kawowa. Sposób jej podania, kolory – to już na samym początku nastawia nas na dalszy ciąg wydarzeń. Z tego też powodu m. in. hotele marki Novotel mają do zaoferowania szeroki wachlarz przerw kawowych, jak np. w hotelach brandu Novotel do dyspozycji gości są przerwy kawowe BIO, oczyszczająca, regionalna, energetyzująca czy owocowa. Czy to naprawdę tak wiele znaczy? Czy rzeczywiście pierwsze wrażenie znaczy tak wiele podczas konferencji? Czy w jakiś sposób ustawia odbiór eventu przez zgromadzonych gości? - Oczywiście, że tak – odpowiada Paulina Kalinowska. - Jeżeli nasze pierwsze wrażenie jest pozytywne, potem nawet na niektóre niedociągnięcia patrzymy z przymrużeniem oka. Łatwiej nam je zaakceptować, jesteśmy bardziej pobłażliwi. A co robić, jeśli widzimy, że na wstępie coś szwankowało… jak można uratować taką sytuację? - Jeżeli widzimy, że coś się nie udało lub coś zaczyna szwankować, należy niezwłocznie spotkać się z organizatorem konferencji i wszystko wyjaśnić. Absolutnie nie należy czekać, by to on wrócił do nas, bo wtedy „mleko się rozlało” i będzie nam bardzo trudno załagodzić całą sytuację i zadbać, by cała konferencja została odebrana w pozytywnym świetle. Przedstawione w artykule pomysły to tylko garść inspiracji, które można wykorzystać, planując organizację konferencji. Serdecznie zachęcamy jednak do własnej kreatywnej aktywności na tym polu. Lepiej niż śledzić aktualne trendy jest samemu je wyznaczać! Powodzenia! Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce. Jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. W branży MICE obecna od ponad 8 lat.