Project Management kultura zarządzania projektami w hotelarstwie

Autor: Elżbieta Nitsze

Istnieje pogląd, że zarządzanie projektami to działanie na szeroką skalę, bardzo czasochłonne, skomplikowane, wieloetapowe, pochłaniające wysokie nakłady. Faktem jest, że duże korporacje wręcz lubują się w kreowaniu zmian i wdrażaniu nowych pomysłów w oparciu o project management, a „projekt projektem pogania”. Drugą skrajnością jest działanie bez jakiegokolwiek planowania Stymulowani przez działania konkurencji i rosnące wymagania rynku wpadamy w „pułapkę bieżączki”, przez co zapominamy o planowaniu, analizie, przygotowaniu, przechodząc praktyczne natychmiast od pomysłu do jego realizacji. W efekcie marnotrawimy swój czas, nieefektywnie wydajemy środki finansowe, zasoby są źle alokowane, co prowadzi do mniejszych czy większych porażek. Żadna z tych skrajności nie jest dobra Co zatem jest rozwiązaniem „dobrym” – o największym prawdopodobieństwie skuteczności – do zastosowania w hotelu? Zarządzanie przez projekty Przede wszystkim należy wyjść z ram stereotypów. Metodyka zarządzania projektami świetnie nadaje się do prowadzenia tzw. małych projektów, których w codziennym życiu hotelu napotykamy kilka czy kilkanaście. Zarządzający, którzy skorzystali z tej metodologii nie widzą lepszego narzędzia do wdrażania zmian, i dzisiaj stosują „zarządzanie przez projekty” jako główną filozofię i styl zarządzania. Ta forma zarządzania jest wskazywana jako przeciwieństwo tzw. zarządzania procesowego, w którym dominują powtarzające się czynności niemające określonego końca, a które wymagają stałej kontroli (bardziej sensowne w produkcji o charakterze ciągłym). Faktem jest, że zarządzanie projektem stosuje się dla przedsięwzięć o charakterze jednorazowym, gdzie czas i efekt są precyzyjnie określone. W związku z tym zarządzanie projektowe nie jest gotową receptą na wszystkie wyzwania managerskie. Jednocześnie, dynamika i szybkość zmian, jakie dzieją się w środowisku biznesowym każdego hotelu, powodują, że wdrażanie zmian i zadania „jednorazowe” to stałe elementy managerskiej rzeczywistości. W każdym hotelu można znaleźć jednorazowe zadania (projekty) do wykonania. Mogą to być np. organizacja wizerunkowego wydarzenia CSR, remont restauracji hotelowej, nowa kampania reklamowa dla oferty konferencyjnej, organizacja imprezy integracyjnej dla wszystkich pracowników, zmiana lokalizacji kantyny pracowniczej czy stworzenie nowej procedury obiegu dokumentów. Skuteczny manager, planując realizację wyznaczonych celów i zadań, wręcz szuka możliwości do „zrobienia” z nich projektów, których zarządzanie następnie deleguje na swoich pracowników. Korzyści, jakie wynikają ze stosowania filozofii zarządzania projektami w hotelu, pojawiają się we wszystkich obszarach działalności – strategicznym, finansowym i operacyjnym. W obszarze strategii uzyskuje się ułatwienie w powiązaniu zadań (projektów) z celami strategicznymi firmy i bardziej precyzyjne monitorowanie postępu w ich realizacji. Nie każde zadanie może być projektem Kolejna ważna zasada – nie każde zadanie może być projektem. Nie można popadać w pułapkę organizowania całego życia hotelu w mniejsze czy większe projekty. Po pierwsze, zdeprecjonuje się w ten sposób wartość tego narzędzia, a za jego powszechnym i nagminnym stosowaniem nie pójdzie efektywność. Po drugie, przy zbyt dużej ilości projektów i przenikaniu się kompetencji (gdzie wielokrotnie manager projektu ma wyższe uprawnienia niż kierownik działu) może się okazać, że struktura organizacyjna stanie się zdominowana strukturą projektową, a zespół kierowniczy, który był powołany do konkretnych funkcji zarządczych, będzie zdemotywowany. Aby zadanie mogło być zarządzane projektowo, powinno zawsze spełniać kryteria SMART, które stosuje się przy wyznaczaniu celów (patrz: tabela). Dla określenia najczęściej popełnianych błędów w definiowaniu co jest, a co nie projektem, przedstawiam kilka przykładów poniżej. Projektem NIE JEST: 1) remont piętra hotelowego, 2) organizacja imprezy integracyjnej dla pracowników, 3) zmiana prezentacji oferty śniadaniowej. Projektem JEST: 1) zmiana funkcji piętra hotelowego w celu pozyskania nowej powierzchni konferencyjnej dostępnej o [...]