Czym kierują się klienci, wybierając salę konferencyjną?

Autor: Justyna Kostyk

Bogactwo ofert powierzchni konferencyjnych do wynajęcia może przyprawić o zawrót głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie skupiają się wyłącznie na lokalizacji, choć jest ona jednym z kluczowych kryteriów. Równie ważne, a czasem najważniejsze, będą dla nich elementy dodatkowe związane z charakterem spotkania szkoleniowego, edukacyjnego czy biznesowego. I o tym powinni pamiętać hotelarze, chcący przyciągnąć do siebie Planując konferencję lub szkolenie jego organizatorzy muszą wykazać się bardzo dużymi zdolnościami organizacyjnymi. Kluczem dla nich do rozplanowania całej logistyki przedsięwzięcia będzie zawsze ten sam punkt wyjścia – miejsce spotkania. Różne potrzeby dla różnych spotkań Przystępując do wyboru sali konferencyjnej na wstępie muszą oni odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki charakter będzie miało spotkanie? Dla wielogodzinnych konferencji przeznaczonych dla uczestników z różnych stron kraju czy nawet zza granicy konieczne będzie uwzględnienie zaplecza gastronomicznego i noclegowego. W przypadku szkolenia średniej wielkości firmy może się okazać, że potrzebny będzie większy od standardowego dostęp do urządzeń multimedialnych. Dla spotkania integracyjnego, które w planie zawiera wystąpienia prezesa, wręczanie nagród lub elementy szkolenia, kluczowa będzie lokalizacja zawierająca łatwy dostęp do atrakcji turystycznych lub innych możliwości organizacji czasu wolnego. I tym będą się kierowały firmy szukając odpowiedniego miejsca dla swojego wydarzenia. Kiedy już wiadomo jest, jaki charakter będzie miało spotkanie, należy dokładnie przeanalizować elementy, które zagwarantują sukces organizatora spotkania. Lokalizacja, czyli żeby wszystkim łatwo było dotrzeć Zawsze po pierwsze jest lokalizacja, również jeśli chodzi o wybór hotelu na konferencję. Jego położenie będzie podstawowym elementem logistycznym, którym kieruje się klient przy organizacji spotkania. Bez względu na jego charakter zawsze będzie on szukać miejsca, które jednocześnie ułatwi dotarcie każdemu uczestnikowi oraz podniesie prestiż i komfort spotkania. Niezależnie od tego, a właściwie ze względu na to, czy będzie miało ono charakter lokalny, regionalny, ogólnokrajowy czy międzynarodowy, uczestnik zawsze na początku sprawdzi dokładnie, jakimi środkami komunikacji można dotrzeć do celu. Lokalizacja w mieście o rozbudowanej sieci komunikacji, z własnym lotniskiem, stacją kolejową i autobusową w bliskiej odległości będzie najbardziej uniwersalnym wyborem. Dlatego dla ogólnopolskiej czy międzynarodowej konferencji zawsze najlepiej sprawdzają się miasta centralnie położone jak Warszawa czy Łódź, które jednocześnie mogą podnieść prestiż spotkania samym otoczeniem. Również szkolenie lub integracyjne spotkanie, w którym uczestniczą pracownicy z różnych działów i departamentów, niekoniecznie pracujących na co dzień w jednym budynku lub nawet mieście, przeważnie zakłada łatwy dojazd do miejsca wydarzenia. Czym jeszcze kierują się klienci wybierając lokalizację? Często zwracają uwagę, na jakim poziomie znajdują się sale konferencyjne, preferując sale na parterze. Dzięki takiemu ich umiejscowieniu zapewnia się m.in. łatwy i wygodny dostęp do sali osobom niepełnosprawnym, które mogą brać udział w spotkaniu, nie wspominając o tym, że ułatwia to bardzo organizację eventów, wymagających większej ilości sprzętu czy produktów dużych gabarytów do ekspozycji w czasie wydarzenia. Lokalizacja, jak każdy inny element strategii spotkania, będzie uzależniona od budżetu przeznaczonego na jego organizację. Dlatego, aby ułatwić dostęp do miejsca spotkania, często ich organizatorzy wybierając dobrze położony i skomunikowany hotel, dzięki czemu mogą ograniczyć koszty z tytułu dojazdów służbowych pracowników czy partnerów uczestniczących w wydarzeniu. Powierzchnia i układ O tym, jak duża sala będzie potrzebna na wydarzenie, decyduje przede wszystkim liczba uczestników. Planując spotkanie dla 20-60 osób komfortowy udział w wydarzeniu zapewni powierzchnia około 60-70 mkw. Jeżeli w spotkaniu ma wziąć udział 70 do 180 osób, to w zależności od układu mebli potrzebna będzie powierzchnia 150-200 mkw. Bo to właśnie układ krzeseł i stołów decyduje o tym, ile osób zmieści się na określonej powierzchni. Nie warto jednak uzależniać rozkładu planu sali wyłącznie od maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Dla komfortu, wygody i przebiegu wydarzenia o określonym charakterze przyjmuje się określone ustawienie. Rozkład teatralny daje najwięcej miejsc do wykorzystania, nie sprzyja jednak naradom czy negocjacjom oraz integracji uczestników spotkania lub aktywnemu udziałowi w szkoleniu i jest przeznaczony do wystąpień przed dużą grupą uczestników, jak np. w trakcie konferencji. Ko [...]