Sposób na konferencje

Autor: Katarzyna Basaj

W Polsce hotele wciąż są najczęściej wybieranymi obiektami do organizacji eventów firmowych oraz konferencji. O ile w przypadku wydarzeń jednodniowych można rozważyć alternatywne lokalizacje, to przy kilkudniowych spotkaniach hotele stanowią najlepsze połączenie bazy noclegowej i gastronomicznej z powierzchnią eventowo-konferencyjną.


Z jednej strony kompilacja wielu funkcji w tym samym miejscu, dobra infrastruktura, zazwyczaj dogodna lokalizacja. Z drugiej – brak elastyczności w negocjacjach i we współpracy, zbyt mała pojemność pomieszczeń konferencyjnych oraz nieżyczliwy personel. To zalety i wady obiektów hotelarskich najczęściej wymieniane przez organizatorów wszelkiego rodzaju eventów. Jak można wykorzystywać potencjał hoteli, konstruować ofertę i jakie „niedociągnięcia” niwelować, aby zaspokoić oczekiwania tych wymagających, ale bardzo ważnych partnerów w biznesie?


Bezpieczna opcja

Ze względu na sytuację gospodarczą tendencje w branży spotkań zmieniły się w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Przedstawiciele obiektów znaleźli się pod presją „schodzenia z ceny przy jednoczesnym utrzymywaniu wysokich standardów”. Paradoksalnie, właśnie dlatego, że firmy zamrażały budżety, rosły ich oczekiwania – musiało być coraz taniej, a z drugiej strony coraz bardziej nowatorsko, aby przebić się ze swoją ofertą wśród wielu podobnych obiektów. Choć coraz większą popularnością cieszyły się „alternatywne” lokalizacje, np. zaaranżowane budynki postindustrialne, to jednak pomimo zmieniających się trendów i wymogów rynku, obiekty hotelowe nie straciły zwolenników wśród organizatorów. – Dają one dużo możliwości w zakresie infrastruktury i poczucie bezpieczeństwa, gdyż większość usług jest świadczona na miejscu przez wykwalifikowaną kadrę. Najczęściej organizowanymi projektami w obiektach hotelowych są konferencje, seminaria, kongresy, uroczyste kolacje oraz wyjazdy integracyjne, jeżeli obiekt znajduje się w miejscowości turystycznej – mówi Jacek Daniel Henning, współwłaściciel Fabryki Eventów. Potwierdza to Agata Kempińska, która odpowiadała za marketing i PR w obiekcie hotelarsko-konferencyjnym Rancho Pod Bocianem w Tarczynie. – Mimo wszystko hotel zawsze będzie miejscem organizacji spotkań ze względu na zgrupowanie funkcji noclegowych, gastronomicznych itp. na jednym obszarze. W sytuacji coraz większej popularności „niebanalnych rozwiązań”, należy jednak rozbudowywać ofertę i proponować szeroki wachlarz atrakcji – podkreśla. Jaki sposób jest najlepszy, aby stworzyć ofertę, która sprawi, że obiekt będzie się wyróżniał na rynku eventowo-konferencyjnym? Odpowiedź jest tyleż banalna, co prawdziwa: znaleźć i pielęgnować atuty hotelu odróżniające go od innych, uwzględniając przy tym specyfikę oraz możliwości obiektu. Najlepiej zacząć planować ścieżkę rozwoju jak najwcześniej. feasibility study, czyli tworzenia studium wykonalności. Może być ono wykonane jeszcze przed opracowaniem dokumentacji technicznej inwestycji, jako tzw. wstępne studium wykonalności, obejmujące analizę różnych wariantów technicznych, oraz po jej opracowaniu, jako ostateczne studium wykonalności dotyczące wybranego wariantu projektu – tłumaczy Ewelina Pacek z działu rezerwacji Kongresowo-Eventowego Hotelu Łysogóry. – Przystosowanie techniczne sal konferencyjnych powinno umożliwiać organizację zarówno kameralnych spotkań, jak i dużych wydarzeń korporacyjnych, łącznie z takimi sytuacjami, jak np. prezentacja samochodów. Należy zadbać o mobilność, czyli możliwość łączenia sal, przystosowanie sufitów do instalacji, możliwość ich podniesienia lub obniżenia, rozkładane ściany boczne i wyposażenie multimedialne. Nie wystarczy jednak zaplanowanie układu architektonicznego budynku. – Dobrze jest wybrać określony kierunek działalności. Rancho Pod Bocianem jest utrzymane w stylu staropolskim. To miejsce, gdzie najważniejsza jest natura i przestrzeń, a także przyjaz [...]