Konferencja na pięć gwiazdek

Autor: Katarzyna Basaj

Co najmniej jedna sala konferencyjna w hotelu to już standard. Hotelarze zdają sobie sprawę, jak atrakcyjne dla zleceniodawców bywa połączenie bazy konferencyjno-szkoleniowej z noclegiem i cateringiem. Nowe obiekty hotelarsko-konferencyjne powstają jak grzyby po deszczu, a mimo to rynek wciąż wydaje się nienasycony.


Warto spróbować spojrzeć na własną ofertę z perspektywy klienta – bezpośredniego zleceniodawcy lub przedstawiciela pośredniczącej agencji – i uświadomić sobie, że wybierając hotel na miejsce konferencji, ma on nadzieję pozbyć się kilku problemów logistycznych, takich jak koordynacja pracy zewnętrznej firmy cateringowej, serwisu sprzątającego po zakończonym wydarzeniu, ochrony, firmy dostarczającej sprzęt audiowizualny, jeżeli takiego nie ma na wyposażeniu Sali, czy szukanie miejsc noclegowych, jeśli są potrzebne. Konferencje i szkolenia mogą stać się jednym z głównych źródeł dochodów hotelarzy i znacznie przedłużyć sezon, o ile organizowane będą na wysokim poziomie.


Z umiarem, ale profesjonalnie

Sala konferencyjna to z jednej strony „tylko” miejsce spotkań, które ma, przede wszystkim, spełniać praktyczne wymogi, ale z drugiej – wizytówka hotelu. Jak zleceniodawcy „czytają” tę wizytówkę? Organizatorzy konferencji przy wyborze lokalizacji kierują się parametrami sal – ich liczbą, wielkością, a także możliwością różnorodnej aranżacji. Zwracają uwagę na wysokość pomieszczeń, bo im są wyższe, tym większe pole projekcji można osiągnąć, co liczy się szczególnie przy dużych grupach. Najistotniejszym kryterium jest jednak jakość i niezawodność sprzętu. Osoby odpowiedzialne za realizację spotkania są przygotowane, aby reagować na różne komplikacje, ale złe nagłośnienie i obraz – szumy i zakłócenia, należą do kategorii tych, które nigdy nie powinny się zdarzyć. Podstawowe, profesjonalne wyposażenie sali konferencyjnej lub mniejszego pokoju spotkań, a także ich odpowiednie zaciemnienie, to czynniki decydujące o komforcie uczestników. System prezentacji pisma i obrazu oraz system nagłaśniający to niezbędne minimum wyposażenia. Średnia wartość pierwszego to 15 tys. zł i więcej, a drugiego ok. 10–12 tys. zł. W sali musi znaleźć się projektor multimedialny, najlepiej podwieszony pod sufitem i sterowny pilotem, oraz ekrany instalacyjne (umieszczone zazwyczaj na ścianach lub suficie, można je zwijać i rozwijać) albo przenośne, które najlepiej sprawdzają się w niewielkich salach.


Warto, dla formalności, wspomnieć o tradycyjnych tablicach suchościeralnych i flipchartach – lekkich i łatwych w przenoszeniu tablicach z zaciskiem na papier. System nagłaśniający nie tylko wspiera mówców, korzystających z mikrofonów, ale służy także do odtwarzania i nagłaśniania muzyki oraz nagrywania. Odpowiednie nagłośnienie jest istotne szczególnie w dużych salach, gdzie zaniedbanie w tym wz [...]