Nowa edycja USALI

Autor: Cezary Sarnecki

Każdy przedsiębiorca na bieżąco chciałby być informowany o wynikach działalności swojej firmy w różnych przekrojach jej funkcjonowania. Oczekiwania te już daleko wykraczają poza standardową informację o zysku netto oraz o wysokości podatku dochodowego do zapłaty. Dotyczy to również przedsiębiorstw hotelarskich. Hotelarze, aby sprostać konkurencji, chcieliby i powinni wiedzieć, czy hotel i jego poszczególne działy funkcjonują prawidłowo, czy też efektywność ich funkcjonowania jest zbyt niska? Odpowiedzi na powyższe dylematy nie dostarczy układ tradycyjnej rachunkowości finansowej (księgowość), która przede wszystkim nastawiona jest na aspekt podatkowy. Otrzymana informacja może okazać się niewystarczająca na potrzeby podejmowania decyzji operacyjnych. Jak zatem należy rozwiązać problem informacyjny? Przede wszystkim trzeba zaplanować prawidłowy obieg informacji. Do elementów, nad którymi należy się zastanowić i właściwie je ze sobą zsynchronizować, zaliczyć należy: • określenie zakresu rejestracji przychodów ze sprzedaży w systemach operacyjnych hotelu zwanych PMS-ami (Property Management Systems) – systemy recepcyjne, gastronomiczne, wellness & SPA, material control; • uzgodnienie zakresu transferu danych o sprzedaży do systemu finansowoksięgowego (budowa interfejsów); • wdrożenie modułów pomocniczych dla uszczegółowienia zapisów w księdze głównej; • zaplanowanie właściwego dla branży hotelowej planu kont; • stworzenie hotelowego systemu controllingowego, niezależnie od tego czy będzie to zewnętrzny software czy moduł Business Intelligence. Wielką pomocą w zaplanowaniu istotnej części sytemu obiegu informacji jest USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), którego obecna X wersja obowiązuje do końca 2014 roku. System ten nazywany jest u nas Standardowym Systemem Rachunkowości Hotelowej. W rzeczywistości jest jednak czymś więcej. Zawiera nie tylko właściwe rozwiązania dla hotelowego planu kont we wszystkich aspektach działalności oraz określa wzory prezentacji informacji dla celów zarządczych, ale też oferuje pełny zestaw wskaźników, za pomocą których można przeanalizować, jak kształtuje się sprawność funkcjonowania hotelu ogółem oraz jego poszczególnych działów. USALI zostało opracowane w USA w 1926 roku i po wielu dostosowaniach stało się elementem US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) – zasad obowiązujących w księgowości w Stanach Zjednoczonych. Wraz z ekspansją sieci hotelarskich poza granice USA, stały się one międzynarodowym rozwiązaniem stosowanym w branży hotelowej na całym świecie, również i w Polsce. Stosując to rozwiązanie w controllingu hotelowym jesteśmy stanie w każdym okresie odpowiedzieć sobie na pytanie, dokąd zmierzamy. Jak harmonijnie pracujemy wewnątrz hotelu? Jaką pozycję zajmujemy w stosunku do naszej konkurencji? Bez odpowiedniego narzędzia poruszalibyśmy się jak okręt we mgle z uszkodzoną nawigacją. Ponieważ hotelarstwo nieustannie się rozwija i pojawiają się kolejne wyzwania, Hotel Association of New York City przy współudziale Americal Hotel & Lodging Educational Institute oraz Hospitality Financial and Technology Professionals opracował nową [...]