Rachunkowość według USALI cz. IV – test na rentowność gastronomii w hotelu

Autor: Marek Pająk

W ofercie sprzedaży usług gastronomicznych średniej wielkości kompleksu hotelowego może się znaleźć kilkaset produktów, a w recepturze każdego po kilka czy kilkanaście surowców składowych. Zakres i format danych zbiorczych możliwych do prezentacji w programach magazynowych i sprzedażowych sprawia, że nie posiadają one większej wartości analitycznej. Mogą jednak stanowić dobrą bazę do przeprowadzania kompleksowych analiz i kontroli. W przypadku monitoringu wskaźników kosztów surowców takie analizy powinny być wykonywane nie rzadziej niż raz na kwartał. Forma takiej analizy zostanie zaprezentowana poniżej. Cel i zakres testu analitycznego Celem przeprowadzenia zaproponowanego testu analitycznego jest ocena rentowności sprzedaży usług gastronomicznych w działalności hotelowej realizowanej za pomocą sytemu magazynowosprzedażowego z automatyczną rejestracją kosztów surowców, o której więcej pisałem w ubiegłym numerze „Hotelarza”. Analiza ma dostarczyć pewności osobom zarządzającym, że sprzedaż żywności i napojów przebiega w sposób efektywny, przy właściwym poziomie kosztów surowców i cen oferowanych produktów i towarów. W przypadku braku takiej pewności, wyniki analizy powinny umożliwiać ocenę jakości prowadzonej sprzedaży gastronomicznej z zastosowaniem przyjętych w branży wskaźników i standardów. Efektem przeprowadzonej analizy powinny być również wnioski w zakresie działań dostosowawczych i korygujących, mających wpływ na poprawę efektywności sprzedaży. Zakres analizy obejmował wyznaczenie wartości wskaźników kosztów surowców żywności i napojów dla produktów i towarów oferowanych w karcie menu. W dalszej kolejności zostały wyznaczone minimalne ceny sprzedaży tych ostatnich dla oczekiwanych poziomów wskaźników kosztów surowców. Ocena uzyskanych wyników wykonana została na bazie struktury i poziomu sprzedaży usług gastronomicznych w roku poprzedzającym analizę. Analizę oparto na bazach danych pochodzących z raportów programu magazynowo-sprzedażowego, a podstawowym narzędziem zastosowanym do przeprowadzenia analizy był arkusz kalkulacyjny. Dane wyjściowe i metodyka Przedmiotem przeprowadzonej analizy jest ocena sprzedaży usług gastronomicznych realizowanych w kompleksie hotelowym XYZ (analiza powstała na bazie danych rzeczywistych, do celów niniejszego opracowania nazwa kompleksu hotelowego oraz nazwy receptur, produktów i grup towarów zostały zmienione). Struktura działalności gastronomicznej w hotelu obejmuje dwie restauracje, bar, klub nocny i kilka sal konferencyjnych. Rejestracja sprzedaży usług gastronomicznych i kosztów bezpośrednich surowców odbywa się w oparciu o wszystkie omówione wcześniej metody rozliczania kosztów surowców. Zakres analizy obejmuje część sprzedaży gastronomicznej realizowanej na podstawie karty menu za pośrednictwem kilku punktów obsługi sprzedaży, rozliczanej metodą automatyczną. Sprzedaż i rozliczenie kosztów surowców odbywa się za pomocą zintegrowanego informatycznego systemu magazynowo-sprzedażowego Gastro. Punktem wyjścia do analizy są dwa obszerne raporty z danymi pochodzące z programu obsługi sprzedaży. Z uwagi na wielkość raportów, w tabelach 1 i 2 pokazano jedynie ich niewielkie fragmenty. Pierwszy z raportów zawiera kompleksowe dane na temat aktualnej struktury magazynowej surowców i produktów będących przedmiotem produkcji i sprzedaży usług gastronomicznych oferowanych klientom (w wersji pierwotnej raport liczy prawie 2,9 tys. pozycji i kilkadziesiąt rodzajów danych dla każdej z nich). Drugi z raportów zawiera informacje na temat sprzedaży (rachunki) za cały rok poprzedzający przygotowanie analizy (w wersji pierwotnej raport zawiera ponad 158 tys. pozycji i kilkanaście rodzajów danych dla każdej z nich). Obie bazy danych po eksporcie do arkusza kalkulacyjnego excel zostały poddane gruntownym przekształceniom i filtracji, które miały na celu uzyskanie zakresu i formy danych wyjściowych niezbędnych do wykonania właściwych analiz. Ważną informacją dotycząca organizacji struktury programu jest to, że parametrem wiążącym elementy wszelkich raportów z niego pochodzących jest unikatowy dla każdego z tych elementów numer identyfikacyjny (w przytoczonych raportach oznaczony przez „plu”). Numer ten pozwala na identyfikację i łączenie informacji o wybranym elemencie struktury magazynowej (i sprzedażowej), zawartych w raportach generowanych przez system. Ostatecznie z pierwszej bazy danych wyodrębniono informacje dotyczące m.in. nazwy produktu, jego grupy ofertowej, kosztów surowca wg średniej ważonej i ostatniego zakupu, podstawowej ceny sprzedaży, podatku VAT i kilku innych danych, wykorzystanych w dalszej analizie. Podobnym przekształceniom poddany został drugi z użytych plików danych. W ich wyniku powstała baza zawierająca informacje o całkowitej sprzedaży łącznej poszczególnych produktów za poprzedni rok (ilościowej i wartościowej). Przebieg analizy W pierwszej części analizy dokonano oceny wskaźnika koszt [...]