Magia z ergonomią

Autor: Eligia Pozorska

Sale balowe i konferencyjne kojarzyły się dawniej z wielkimi lustrami, kandelabrami, dużymi oknami z wymyślnie upiętymi, ciężkimi zasłonami. W miarę upływu czasu, wymogi się zmieniły. Lustra stały się kosztownym luksusem, kandelabry zastąpiło znacznie bardziej ergonomiczne oświetlenie, a okna w ogóle okazują się niepotrzebne, bo ta sama sala w jednej chwili może pełnić funkcje bankietowe, a zaraz potem konferencyjne. Nie zmieniło się jedno, zarówno sto lat temu, jak i dziś podczas wszelkich bankietów i innych imprez trzeba stworzyć odpowiedni klimat, by przez te kilka godzin balu gość czuł się jak w innym, magicznym świecie



Zapotrzebowanie nie tylko na sale konferencyjne, ale i bankietowe, wciąż wzrasta. Dlatego standardem w hotelach stały się tzw. piony wielofunkcyjne złożone z kilku sal o zróżnicowanej powierzchni, oddzielone dźwiękochłonnymi, przesuwanymi ściankami. Tak skonstruowane, by można było w miarę potrzeby, w dowolnych konfiguracjach, łączyć lub dzielić powierzchnię. Dla przykładu, powstałe w ostatnich latach nowoczesne centrum konferencyjne - hotel Ossa Congress & SPA, posiada 10 sal konferencyjnych oraz salę kongresową na 1600 osób. Największa sala bankietowa w tym hotelu może pomieścić 760 osób.




Standardem jest klimatyzacja, wyposażenie sal w najnowszy sprzęt techniczny i audiowizualny, dostęp do internetu, możliwość zaciemnienia. Istotne jest, by można było w miarę potrzeb klientów zmieniać ustawienie mebli w salach - najbardziej typowe to np. ustawienie: kinowe, w "podkowę", bankiet zasiadany, bankiet stojący, board room. Oczywiście w zależności od rodzaju ustawienia ta sama sala może pomieścić więcej lub mniej gości.




We wspomnianym wyżej hotelu Ossa Cogress & SPA sala, która w ustawieniu kinowym mieści 130 osób, w ustawieniu klasowym pomieści już tylko 70 osób, gdy zaś w tej samej sali zechcemy urządzić np. bankiet stojący - to możemy zaprosić już 100 osób. Poza wyposażeniem sala bankietowych czy konferencyjnych istotne jest, aby posiadały one odpowiednie zaplecze, możliwość zorganizowania pomieszczeń dla ViP-ów, baru dla obsługi zespołu, miejsce na szatnię i recepcję przy wejściu.


Sala idealna

Należy pamiętać, że organizatorzy imprez mogą zadawać szczegółowe pytania dotyczące wynajmowanych pomieszczeń oraz wymagają od hotelarza pełnej wiedzy na temat zaplecza technicznego. Istotne są więc dokładne plany sal konferencyjnych, bo te zazwyczaj po zmianie aranżacji stają się salami balowymi.



Warto plany różnych aranżacji sal umieścić na stronach internetowych hotelu. Plany zawierające wszystkie wymiary sali są nieocenione dla ekipy technicznej i scenografa. - Ważne, aby na takim planie ujęte zostały nie tylko parametry pomieszczenia, ale także wysokość wszystkich elementów obniżających sufit, punkty dostępu do prądu, bezpieczniki etc. Ponadto doświadczony hotelarz jest w stanie wiele podpowiedzieć, zasugerować - mówi Paweł űukowski, właściciel firmy PAUL AND Paweł űukowski, organizującej imprezy biznesowe. W przypadku imprez ważne jest, aby manager hotelu dobrze oszacował liczbę personelu i by był to personel doświadczony. Dzięki temu podczas balu można uniknąć niemiłych "wpadek".

Z punktu widzenia organizatora balu, zaletą obiektów hotelarskich są: wysokie sufity w salach, blisko umieszczone dojście do prądu trójfazowego, zaplecze, dyskretne przejście dla wykonawców czy też zamontowane pod sufitem opuszczane kratownice, na których można umieścić elementy oświetlenia, nagłośnienia i efektów specjalnych. Zaletą obiektu hotelowego będzie również to, że organizator imprezy może skorzystać z całego spektrum usług hotelarskich, a więc nie tylko z wynajmu sal, ale również cateringu, noclegów, parkingu i dodatkowych atrakcji, takich jak centrum SPA, park wodny, stadnina koni, zwiedzanie okolicy. Przykładem takiego "kombinatu" są hotele Gołębiewski. Tworzenie pakietów dla klientów biznesowych może stanowić poważny atut hoteli zlokalizowanych w ciekawych miejscach, które po sezonie stają się mniej atrakcyjne dla indywidualnych gości.

[...]