Inwentaryzacja w hotelowym SPA

Autor: Anita Bajdalska prowadzi firmę Manager SPA, posiada tytuł Certyfied SPA Supervisor ISPA Associaton

Inwentaryzacja, nazywana kontrolnym spisem z natury, jest nieodzownym elementem nadzoru w każdym dziale hotelu. Departament SPA powinien podlegać takim samych zasadom kontroli jak gastronomia czy służba pięter. Znajomość stanów magazynowych czy ilości zużywanych do zabiegów kosmetyków nie mogą być tajemnicą, którą odkrywa się dopiero po analizie kosztów i przychodów. A czy w SPA robi się inwentaryzację? Raczej nie, albo bardzo wyrywkowo, tłumacząc to na wiele sposobów…   Kontrola faktycznego stanu majątku w SPA powinna być okresową praktyką stosowaną w każdym hotelowym SPA. Często spotykam się z wieloma obiekcjami dotyczącymi możliwości poprawnego zrobienia takiej kontroli. Najczęściej słyszę, że trudno jest obliczyć zużycie kosmetyków na jednego gościa, chociażby z uwagi na…. różne ich rozmiary. Prawdą jest, że mała drobna kobieta będzie potrzebowała mniej kosmetyków np. do zabiegów na ciało niż postawny mężczyzna. Oczywiście należy przyjąć pewne odchylenia w ilości zużytych do zabiegów kosmetyków, ale nie można z tego powodu rezygnować z inwentaryzacji w hotelowym SPA.   Jak to zrobić Zaczynając od początku, należy pamiętać, że w dzisiejszych czasach bez narzędzi informatycznych tego typu przedsięwzięcie będzie naprawdę trudne do wykonania, a przede wszystkich bardzo pracochłonne. Zakupić należy do hotelowego SPA program księgowy, za pomocą którego będziemy mogli dokumentować wszystkie zakup oraz rozchody, jakie dokonywane są w SPA. Każdy zakup w SPA powinien zostać wprowadzony do systemu księgowego. Oczywiście inną ważną zasadą jest, aby dokonać podziału na: – produkty, które służą bezpośrednio do zabiegów oraz – uzupełniające, które są wykorzystywane np. do tworzenia atmosfery w SPA (np. świeczki, środki czystości czy też zapachy). Wszystkie zabiegi w SPA, jakie oferujemy powinny posiadać przygotowane receptury zabiegowe, które będą również wyznacznikiem ilości zużytych produktów kosmetycznych, a także podstawą do rozliczenia z tego pracowników. Wartości zużytych do zabiegu kosmetyków powinny być zgodne z ilością oraz rodzajem wykonanych zabiegów. Często system rezerwacyjny jest ściśle zintegrowany z programem księgowym po to, aby dane o sprzedaży były importowane do systemu księgowego. Koniec każdego miesiąca lub kwartału, w zależności od uzgodnień, powinien zostać wykorzystany na spisanie stanu faktyc [...]