Komputer melduje się w hotelu .cz.2

Autor: Tomasz Różek

Systemy informatyczne w hotelu, oprócz podstawowej obsługi rezerwacji, posiadają możliwość kontroli wszelkich rozliczeń, pomagają w obsłudze imprez zorganizowanych oraz zarządzają tzw. inteligentnym budynkiem

Do najbardziej podstawowego wyposażenia informatycznego hotelu należy system finansowo-księgowy oraz kadrowo-płacowy. Ich podstawowe funkcje i elementy określają w pierwszym rzędzie przepisy skarbowe i dotyczące ubezpieczeń. Warto jednak, by operacje dokonywane w kasie czy recepcji, były na bieżąco przekazywane do księgowości. Wszystkie rozliczenia z klientem związane z korzystaniem z różnych usług powinny być gromadzone w jednym rachunku.

Może także być przydatne choćby przekazywanie informacji na temat zaległych płatności do systemu rezerwacji i recepcji. Inną funkcją informatycznego systemu finansów hotelu, specyficzną tylko dla tej branży, jest natomiast rozliczenie z biurami podróży. Naliczanie prowizji dla rezerwacji na formę płatności voucher często sprawia problemy. Odpowiedni system może wykonać tę pracę za hotelarza, przy tym nie trzeba wysyłać prowizji od pojedynczej rezerwacji. Rozliczenie wszystkich rezerwacji dla danego biura raz na pewien czas znacznie zmniejsza koszty bankowe. Producenci oferują także narzędzia do prowadzenia gospodarki zapasami, które umożliwiają automatyczne wyszukiwanie produktów wymagających uzupełnienia i ułatwiają współpracę z dostawcami.

Komputer organizuje imprezę

Hotel to nie tylko obsługa indywidualnych podróżnych, ale coraz częściej miejsce na szkolenia, konferencje czy inne wydarzenia gromadzące zorganizowane grupy. Niektórzy producenci funkcje komputerowej obsługi takich wydarzeń włączają bezpośrednio do systemów rezerwacyjnych, inni - traktują je jako osobne rozwiązanie lub element pakietu obsługi hotelu.


W takiej czy innej formie, odpowiednie oprogramowanie musi pozwalać na pełną i profesjonalną obsługę konferencji, bankietów i wszelkiego rodzaju imprez zorganizowanych. Konieczny jest grafik sal funkcyjnych, na którym dokonywane są rezerwacje imprez. Niektóre rozwiązania umożliwiają tworzenie graficznego przedstawienia sal czy ustawienia stołów i krzeseł na podstawie podanych przez klienta informacji, na przykład liczby uczestników.

Taki rysunek można załączyć do oferty [...]