Konferencje w każdym hotelu

Autor: Wiktor Kołakowski

Sala konferencyjna jest niezbędna w każdym hotelu, nawet w tym, który nie nastawia się na gości konferencyjnych. Zawsze „trafi się” ktoś, kto przyjechał w interesach i zechce zorganizować spotkanie ze swoimi partnerami akurat w hotelu. Dlatego kwestia posiadania dobrze zaprojektowanej i wyposażonej powierzchni konferencyjnej dotyczy wszystkich w branży.   Część hoteli pozycjonuje się na rynku jako obiekty konferencyjne. Oferują co najmniej kilkaset metrów kwadratowych powierzchni, kilka sal, które można dowolnie łączyć i dzielić, sprzęt telekonferencyjny wartości kilkuset tysięcy zł itd. Takich hoteli (niesieciowych, bo sieciowe mają funkcje konferencyjne wpisane „odgórnie”) jest w Polsce nie więcej niż kilkadziesiąt. Natomiast sale konferencyjne mają niemal wszystkie. Choć są one dużo mniejsze to jednak reguły, według których są projektowane i wyposażane powinny być podobne do tych, którymi kierują się najwięksi.   Wielkość i lokalizacja Przede wszystkim należy uwzględnić tę funkcję już przy przygotowywaniu projektu architektonicznego, aby później nie szukać na gwałt pomieszczenia, które można by przerobić na część konferencyjną. Zazwyczaj nie będzie ono spełniało standardów profesjonalnej sali. Na tym etapie trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jaką maksymalną liczbę uczestników konferencji chcemy być w stanie obsłużyć, bo od tego zależeć będzie ile metrów kwadratowych przeznaczymy na tę funkcję w hotelu. To wiąże się z odpowiedzią na pytanie, czy będziemy traktowali tę część działalności jako „zło konieczne”, żeby nasi goście, którzy chcą się spotkać w interesach nie uciekli do innego hotelu, więc wystarczy zapewnienie możliwości spotkania się np. do 10 osób czyli minimum 15 mkw. Czy też potraktujemy to jako jedno z głównych źródeł przychodów, wynajmując sale konferencyjne okolicznym firmom i aktywnie zabiegając o klientów, którzy chcieliby organizować wydarzenia na 100 osób – wówczas potrzebnych będzie już co najmniej 140 metrów. Sala konferencyjna powinna być położona z dala od kuchni czy innych miejsc, z których dochodzić mogą nieprzyjemne zapachy, bo nawet uwzględniając, że jest ona obowiązkowo wyposażona w klimatyzację, to częste otwieranie drzwi może zniwelować jej efekt. Należy unikać bliskości recepcji czy lokalizacji obok podjazdu hotelowego, bo wówczas chcąc nie chcąc uczestnicy będą większą uwagę skupiali na podjeżdżających samochodach dostawczych niż na słowach mówcy. Należy też pamiętać, aby w bezpośrednim sąsiedztwie zaplanować pomieszczenie na magazynowanie mebli, szczególnie w przypadku dużych sal, które dostosowują się do różnych potrzeb klientów zmieniających się codziennie. Nie można zapomnieć o zaprojektowaniu większej przestrzeni przed salą (foyer), gdzie gromadzą się goście przed spotkaniem, czy spędzają przerwy kawowe. Powinno ono być rozplanowane tak, aby była możliwość organizacji cateringu czyli bezproblemowego dostarczania posiłków i napojów z hotelowego zaplecza gastronomicznego.   Umeblowanie… Umeblowanie sali konferencyjnej wydaje się proste – potrzebne są stoły i krzesła. Ale tutaj też trzeba się kierować konkretnymi zasadami. Należy zwrócić uwagę na ich funkcjonalność czyli możliwość ich łatwego ustawiania jak i przearanżowania sali w przypadku konieczności zmniejszenia lub zwiększenia liczby miejsc. Dlatego powinny być lekkie, wykonane z aluminium ewentualnie stalowe. Należy też uwzględnić możliwość sztamplowania czyli składania ich na siebie. – Jeśli inwestor ma odpowiedni zapas czasu może skonfigurować własny model krzesła na podstawie wzorników producenta – mówi Piotr Domiański, dyrektor [...]