RACHUNKOWOŚĆ WEDŁUG USALI: Departament Pokoje

Autor: Cezary Sarnecki

Departament Pokoje jest najważniejszym departamentem operacyjnym w hotelu o zrównoważonych funkcjach. Wynika to z dwóch powodów – po pierwsze generuje on najwięcej przychodów, a po drugie charakteryzuje się najwyższym poziomem marży (udział dochodu do uzyskanych przychodów wyrażony w procentach), która wynosi ponad 70 proc.   Jest to niezwykle ważne, gdyż w strukturze kosztów hotelu znaczną rolę odgrywają koszty niepodzielone (Udistributed Expenses) i koszty stałe (Fixed Charges). Ich pokrycie jest zatem uzależnione od wielkości wypracowanego dochodu z działów operacyjnych, a w szczególności od dochodu w departamencie Pokoje. Aby osiągnąć zakładany poziom dochodu dobrze jest monitorować zarówno przychody uzyskiwane w tym departamencie jak i poziom kosztów bezpośrednich.     PRZYCHODY W DEPARTAMENCIE POKOJE Zgodnie z USALI (Uniform Sytem of Accounts for the Lodging Industry), przychody w departamencie Pokoje są ewidencjonowane według poszczególnych segmentów gości. Prawidłowa segmentacja jest niezwykle istotnym zagadnieniem. Każdy gość oczekuje i wymaga indywidualnego traktowania, jednak ze względów ekonomicznych nie ma możliwości, aby dla każdego tworzyć indywidualny profil i prowadzić działalność w oparciu o jego indywidualne preferencje. Należy zatem dokonać wyboru kryteriów i według nich podzielić niejednorodną grupę naszych gości na podgrupy, czyli przeprowadzić segmentację. Według USALI, pierwszy poziom segmentacji w departamencie Pokoje został określony następująco:  

• przychody z tytułu sprzedaży pokoi gościom tranzytowym
• przychody z tytułu sprzedaży pokoi grupom
• przychody z tytułu sprzedaży pokoi na podstawie zawartych kontraktów.

  W ramach tak przyjętego podziału pierwotnego, w każdej z wymienionych grup przychodów wyodrębnia się dalszą segmentację. Należy pamiętać, że przedstawiony podział jest układem zalecanym. Każdy z hoteli czy też sieci hotelarskich prowadzi nieco inną segmentację opartą o własne doświadczenia i kryteria.   Przychody ze sprzedaży pokoi gościom tranzytowym Goście w ruchu tranzytowym określani są jako osoby indywidualne lub niewielkie grupy liczące do 10 osób rezerwujące pokoje na krótki pobyt (1-2 noclegi). W ramach grupy gości tranzytowych z reguły wyróżnia się podgrupy gości biznesowych, turystów, gości stałych lub VIP czy gości korzystających z pakietów. Na szczególną uwagę zasługuje tu zagadnienie ewidencjonowania i rozliczania przychodów z tytułu sprzedaży pakietów hotelowych. Wynika to z dwóch przesłanek; po pierwsze usługi wchodzące w skład pakietu zazwyczaj są opodatkowane różnymi stawkami VAT; po drugie, rachunkowość zarządcza prowadzona według USALI wymaga precyzyjnego alokowania zarówno przychodów jak i kosztów bezpośrednich do poszczególnych departamentów, które daną usługę wytworzyły.   Rozpatrzmy najprostszy przypadek – sprzedaży pakietu (pokój ze śniadaniem) w cenie 280 zł netto, podczas gdy ceny pokoju i śniadania poza pakietem są następujące – pokój 270 zł netto, śniadanie 30 zł netto. W jaki sposób zatem prawidłowo alokować koszty do poszczególnych departamentów? Pierwszym krokiem w rozliczeniu pakietu jest określenie jego struktury, biorąc pod uwagę „indywidualne ceny”. Odrębnie wykupiony nocleg i śniadanie kosztowałoby wówczas 300 zł. Śniadanie w kwocie 30 zł stanowiłoby zatem 10 proc. wartości usługi zbiorczej, zaś nocleg 90 proc. Posiadając już wyliczoną procentową strukturę usług stosujemy ją do naszego pakietu, skąd otrzymujemy cenę śniadania pakietowego 28 zł (280 zł x 10% = 28 zł) oraz cenę noclegu pakietowego 252 zł (280 zł x 90% = 252 zł). W ten sposób wyliczone kwoty powinny zostać alokowane do przychodów w poszczególnych departamentach, gdyż wartość udzielonego rabatu w pakiecie powinna dotyczyć wszystkich jego składowych – zarówno w części noclegowej, jak i w przypadku śniadania, gastronomicznej. Kolejnym problemem w pakietach jest naliczenie prawidłowej stawki podatku VAT od wykonanych w pakiecie usług. Rozpatrzmy kolejny przykład.     Gość hotelowy wykupił pakiet o wartości brutto 440 zł. W skład takiego pakietu weszły następujące usługi: nocleg – 300 zł brutto, pakiet gastronomiczny (całodzienne wyżywienie) 80 zł brutto, internet – 30 zł brutto, garaż – 30 zł brutto. Z jaką stawką VAT powinna zostać wystawiona faktura dla takiego pakietu? W tym przypadku, pomimo usługi złożonej organa skarbowe traktują, że każda z usług mogłaby zostać zakupiona odrębnie i wówczas należy zastosować właściwą dla danej usługi stawkę VAT. Wyjątek stanowi tu wymieniony w poprzednim przykładzie pakiet noclegu ze śniadaniem, gdzie śniadanie jest traktowane jako usługa towarzysząca do usługi noclegowej i w związku z powyższym, cały pakiet może zostać opodatkowany stawką usługi podstawowej a zatem VAT 8 proc. Jak w poprzednim przypadku, do przychodów uzyskanych w poszczególnych departamentach powinny zostać [...]