Systemy informatyczne w hotelowych SPA

Bez systemów informatycznych nie da się dzisiaj pracować również w SPA, są i w recepcjach, i w gabinetach managerów. Przed dylematem, który system IT wybrać, stoją zarówno nowo otwierane hotelowe SPA, jak i te, które chcą zmienić system. Co oferują dostawcy tych rozwiązań i czy są to funkcjonalności, których rynek SPA oczekuje?

Programy do SPA to ważne narzędzie do obsługi gościa w recepcji SPA, ale także do rozliczeń, raportów i inwentaryzacji. Potrzebne są kompleksowe rozwiązania, które na każdej płaszczyźnie zarządzania hotelowym SPA będą wyręczały managerów w ich codziennej pracy.

Moduły do rezerwacji i rozliczeń

Zacznijmy od modułów do rezerwacji zabiegów i ich rozliczania przez pracowników recepcji SPA. Program powinien dawać możliwość wprowadzania grafików terapeutów, a nie tylko pokazywać dostępność gabinetów zabiegowych. Dzisiaj to nie liczba pomieszczeń do zabiegów jest kluczowa, ale liczba pracowników, którzy wykonają zabiegi. Może nieco inaczej sprawa wygląda w obiektach medical SPA, gdzie kilka pomieszczeń może obsługiwać jedna osoba, dlatego kluczowa jest możliwość wprowadzania rezerwacji zarówno na pracownika, jak i na pomieszczenie zabiegowe. To, jaki model rezerwacji zabiegów będzie najlepszy w danym obiekcie, zależy od specyfiki jego funkcjonowania, ale ważne jest, aby system dawał różne możliwości zakładania rezerwacji i wprowadzania zabiegów do grafiku SPA. Bardzo przydatna jest także funkcja pobierania danych gościa z systemu hotelowego. Do zrobienia rezerwacji potrzebne są: imię i nazwisko gościa, numer pokoju, ale także np. numer telefonu. Życzę powodzenia każdemu, kto będzie robił rezerwację gościom z krajów Bliskiego Wschodu na zabiegi w SPA, jeśli nie będzie miał możliwości pobrania danych z systemu hotelowego. Już wpisanie imion i nazwiska, ale nie tylko, staje się nie lada wyczynem. Dlaczego jest to ważne?

Z bardzo prostej przyczyny: jeśli nie będziemy mogli zrobić potwierdzenia rezerwacji zabiegów, to możemy zapomnieć o skutecznym egzekwowaniu należności z tytułu ich anulacji, czy też z nagminnego problemu, jakim jest „zapominanie” o zaplanowanych zabiegach i straty, jakie z tego tytułu ponosi departament SPA. Dlatego też bardzo ważną funkcją w systemie SPA jest możliwość drukowania potwierdzeń rezerwacji zaplanowanych zabiegów wraz z informacjami o polityce anulacji. Bez tego nie ma co liczyć, że goście w 100 proc. będą stawiać się na zarezerwowane zabiegi. To bardzo częsty problem w hotelowych SPA, który można wyeliminować dzięki takim potwierdzeniom, a więc i w znacznym stopniu ograniczyć straty z tego tytułu. A każdy praktyk biznesu SPA spotykał się nie raz z tzw. pustymi godzinami w grafikach terapeut