KONFERENCJE W HOTELACH – jaki będzie sezon jesienny vs. ubiegłoroczny i przedpandemiczny? Niepewny

Sezon letni, koniec końców, był całkiem udany dla hoteli, a jak zapowiada się sezon jesienny, w którym dla wyników hoteli najważniejszy jest segment konferencyjny? Biorąc pod uwagę bardzo udaną jesień zeszłego roku, gdy realizował się odłożony popyt z lat pandemicznych, i jesień sprzed pandemii, która to pora generalnie wówczas dla wszystkich segmentów była rekordowa? Czy pandemia, która ostatecznie wpłynęła też na pewne zmiany w całościowym funkcjonowaniu firm i przejściu na większy udział pracy zdalnej, nie przełożyla się też na mniejsze zapotrzebowanie konferencyjne? Czy część spotkań nie została zastąpiona rozwiązaniami online? Czy widać zmiany dotyczące aktywności konferencyjnej poszczególnych branż? Czy nastąpiły zmiany, jeśli chodzi o strukturę spotkań – ich długość, liczbę uczestników, inne zapotrzebowanie organizatorów w porównaniu z ub.r. i z rokiem 2019? Czy coś zmieniło się w ofercie konferencyjnej hoteli, ich polityce cenowej itp.?

Jak wynika z wypowiedzi większości hotelarzy, których o to zapytaliśmy, rzeczywiście mają obawy dotyczące tegorocznego jesiennego sezonu konferencyjnego w porównaniu z 2022 r., dlatego muszą bardzo dynamicznie dostosować swoje strategie i oferty do obecnej rzeczywistości ekonomicznej, w której funkcjonują ich klienci, z wysoką inflacją i dużym wzrostem kosztów np. pracy. „Firmy z prawie każdego sektora gospodarki bardzo mocno odczuwają od dłuższego czasu wzrost kosztów prowadzenia czy finansowania swojej działalności. To finalnie przekłada się na liczbę zapytań, bo widzimy, że jest ich po prostu mniej”, „więcej jest konferencji na mniejszą liczbę uczestników”, „zaznacza się trend redukowania liczby dni przeznaczonych na spotkania, kondensowania wydarzeń”, „widać to chociażby po szkoleniach, organizowanych teraz raz na pół roku, podczas gdy wcześniej np. kwartalnie”, „zdarza się także, że klienci rezygnują z części posiłków w związku z kosztem czy zamieniają całodzienną przerwę kawową na pojedynczą”, a także – tak samo jak w segmencie gości indywidualnych – bardzo skrócił się okres rezerwacji czy finalnego potwierdzenia wydarzenia. Generalnie „firmy organizujące wydarzenia coraz częściej wymagają większej elastyczności ze strony hoteli, jeśli chodzi o warunki anulacji i modyfikacji rezerwacji”. Poza tym też „w miarę przenoszenia wydarzeń do przestrzeni online pojawia się także kwestia bezpieczeństwa danych i technologii, które toczą rywalizację o pierwszeństwo na liście priorytetów organizatorów”. Hotelarze odnotowali też nową niszę: „uaktywniły się biletowane eventy coachingowe, gdzie prezentowane są tematyczne prelekcje dla uczestników. Najczęściej są to spotkania związane z rozwojem osobistym czy psychologią”, „spory nacisk kładzie się teraz na spotkania z trenerami i sesje motywacyjne, co może wynikać ze zmęczenia i presji, pod którą ludzie pracują teraz w wielu branżach”.

Te zmiany w sposobie funkcjonowania firm mają znaczny wpływ na rynek MICE. Zarówno organizatorzy wydarzeń konferencyjnych, jak i hotele muszą uważnie i dynamicznie dostosować swoje strategie i oferty do nowej rzeczywistości. W związku z upowszechnieniem się pracy zdalnej oraz preferencją dla narzędzi komunikacji online doszło do mierzalnego zmniejszenia zapotrzebowania na tradycyjne spotkania konferencyjne. Firmy mogą teraz faworyzować zdalne formy komunikacji, co wpływa na częstotliwość wynajmowania sal konferencyjnych. W pewnym stopniu utrwaliło to potrzebę organizowania wydarzeń online, gdzie platformy do wideokonferencji oraz webinary stały się nieodzownymi narzędziami umożliwiającymi prowadzenie spotkań, prezentacji i dyskusji w trybie zdalnym.

Zmieniło to również zaplecza hoteli: powstały studia online, rozbudowane sieci z szybkim przesyłem danych dla spotkań online i hybrydowych. Nie wszystkie branże jednak działają na rynku MICE z równą intensywnością. Niektóre sektory, np. technologia, zdrowie czy nauka, wciąż kładą duży nacisk na wymianę wiedzy i nawiązywanie kontaktów, a co za tym idzie – na spotkania. W tym roku czołowymi branżami pod względem liczby wydarzeń są: medycyna/zdrowie i uroda, konsulting/ rekrutacja, technologie, IT, telekomunikacja, serwisy online oraz edukacja/szkolnictwo, a także te, które stawiają na nowoczesne rozwiązania, jak ciepłownictwo i energetyka. Największe wydarzenia w 2023 r. zorganizowały natomiast branże: medycyna/zdrowie i uroda, technologie, IT, telekomunikacja, serwisy online oraz edukacja/szkolnictwo. Można zaobserwować również zmiany w strukturze spotkań. Wzrasta znaczenie tych krótszych, z mniejszą liczbą uczestników. Ważne stały się elementy interaktywne – warsztaty i sesje grupowe. Organizatorzy coraz bardziej oczekują wsparcia ze strony hoteli w tworzeniu unikatowych wydarzeń dostosowanych do ich potrzeb. Jednocześnie zaznacza się trend redukowania liczby dni przeznaczonych na spotkania, kondensowania wydarzeń tak, by obejmowały ty