Joanna Nogala. Radca prawny w INLEGIS Kancelarie Prawne

Trudny gość w hotelu? To element pracy każdego hotelarza, dlatego warto wiedzieć, jakie kroki podjąć w takiej sytuacji. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się zawsze łagodzenie konfliktów związanych z gośćmi hotelowymi, zgodnie z zasadą „klient ma zawsze rację”. Nie zawsze jest to jednak możliwe, a czasem wręcz sprzeczne z dobrze pojętym interesem hotelu.

Wprzypadku organizowania w hotelu eventów, konferencji, imprez, spotkań biznesowych, gdy drugą stroną transakcji jest przedsiębiorca, wystawiana jest faktura z określonym terminem płatności. Coraz popularniejsza, choć na razie raczej w sklepach internetowych, staje się również tzw. płatność PayPo, a jej wprowadzenie w niedługim czasie do usług hotelowych wydaje się całkiem prawdopodobne.

Brak płatności za wykonaną usługę

W sytuacji, gdy termin płatności za usługę mija, a grzeczne przypomnienie o zaległej płatności nie przynosi rezultatu, należy skierować do nieterminowego klienta wezwania do zapłaty. Oprócz należności głównej, można wezwać go wtedy również do zapłaty odsetek za opóźnienie.

Ponadto w przypadku klientów będących przedsiębiorcami (spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze) do faktury można doliczyć także rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, stanowiącą równowartość kwoty 40, 70 lub 100 euro – w zależności od wysokości dochodzonej należności. Oczywiście decyzją biznesową hotelu jest to, czy dochodząc zapłaty, będzie domagał się również należności dodatkowych. Z naszego doświadczenia wynika, że świadomość klienta o dodatkowych kosztach, w tym o narastających odsetkach, dyscyplinuje go do szybszego uregulowania płatności. Podobnie sytuacja ma się w przypadku zawarcia w wezwaniu informacji, że kolejnym etapem sprawy będzie skierowanie powództwa do sądu, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

W wezwaniu bezwzględnie należy też wskazać ostateczny termin zapłaty poprzez oznaczenie konkretnej daty bądź określonej liczby dni liczonej od doręczenia wyzwania. I na końcu – rzecz być może oczywista, choć warto o niej wspomnieć – wezwanie kierujemy do zwlekającego z zapłatą klienta listem poleconym, a dodatkowo nie zaszkodzi przesłać również jego skanu na posiadany adres e-mail klienta. W przypadku dalszego braku płatności konieczne staje się zazwyczaj skierowanie do sądu pozwu o zapłatę.