Jak dobrać wyposażenie – kompromis między ceną i jakością

Autor: Krzysztof Kaczmarek, Tomasz Pieniążek, partnerzy Mumotive Consulting Group

Po serii artykułów dotyczących kwestii marketingu, sprzedaży i budowania lojalności zarówno poprzez stworzone do tego narzędzia, jak i przez odpowiednio zrekrutowaną i zmotywowaną kadrę, czas przejść do bardzo praktycznego wymiaru funkcjonowania hotelu, a mianowicie do doboru wyposażenia. Dotyczy to nie tylko inwestycji w fazie projektowania, ale również zakupów w trakcie działalności obiektu. Artykuł ten dotyczyć będzie przede wszystkim obiektów niezależnych, w których o większości cech kupowanego wyposażenia decyduje inwestor czy właściciel. W obiektach działających w ramach sieci hotelowych część wyposażenia może być ściśle określona, chociaż coraz częściej nowe formaty hotelowe pozostawiają więcej swobody inwestorom. O zakresie wyposażenia decyduje także po części wybór kategorii, w jakiej hotel będzie funkcjonował lub już funkcjonuje. Nawet jeśli formalnie nie jest on kategoryzowany, to do wytycznych kategoryzacyjnych każdy inwestor i właściciel powinien się odnosić. Tytułowy kompromis między ceną, a jakością towarzyszy wszystkim prowadzącym biznes. Jest wprost powiązany z osiąganą marżą i nigdy nie ma jednego, najlepszego rozwiązania. Jest ono obarczone wieloma względnymi czynnikami, które wpływają na wybór, a co najistotniejsze, ich znaczenie zmienia się wraz z upływem czasu i fazy życia produktu, jakim jest hotel. Postaramy się pokazać, jakie pułapki czyhają na inwestorów, którzy szukając tego kompromisu, czasami większą wagę przykładają do ceny niż do jakości. Pułapki niewłaściwych kompromisów Pułapka 1 – „już i tak inwestycja nas więcej kosztuje” Pokazujemy ją jako pierwszą, ponieważ dotyczy w zasadzie każdej inwestycji hotelowej. To dlatego, że rozdzielone są w niej role decydenta o wydatkach oraz dysponenta środkami i kontrolującego budżet. Inwestycja hotelowa jest inwestycją bardzo skomplikowaną, łączącą w sobie wszystkie możliwe rodzaje prac budowlanych, zakupu bardzo różnorodnego wyposażenia – od mebli, wykładzin, telewizorów, przez armaturę łazienkową, po naczynia, zbudowanie organizacji, czasem kilkusetosobowej, i na końcu spięcia tego wszystkiego w całość, która sprawnie zafunkcjonuje po wejściu na rynek. To powoduje, że w trakcie trwania inwestycji wiele czynników może wpłynąć na zmiany budżetowe. A zakup wyposażenia jest jednym z ostatnich realizowanych w jej trakcie. W tym punkcie mamy dla inwestorów dwie rady. Pierwsza z nich – twórzmy rezerwy w budżecie, najlepiej na poszczególne etapy, tak aby można było nimi lepiej zarządzać. Nie zakładajmy, że przyjmując pewne stawki kosztorysowe z założenie zawierają już w sobie rezerwy, bo „przecież później i tak lepiej wynegocjujemy kontrakt”. Możemy nie wynegocjować. A trzeba pamiętać, że czas, który upływa od kosztorysowania i budżetowania inwestycji do podpisania kontraktów budowlanych, a potem zakupu wyposażenia, zmienia sytuację i nasze wstępne założenia mogą okazać się nieaktualne z powodu zmian cen na rynku. Druga rada jest taka, aby w minimalny sposób opierać budżet na kosztorysach wskaźnikowych. Kosztorysy wskaźnikowe to forma tworzenia budżetu na podstawie ryczałtowych założeń dotyczących poszczególnych wydatków, np. wyposażenie pokoju kosztuje średnio tysiąc zł za mkw. albo koszty wybudowania kompleksu SPA to osiem tys. zł za mkw., z czego połowa to koszt całościowego wyposażenia. Na etapie tworzenia studium wykonalności takie założenia są uprawnione, ale podczas przygotowywania inwestycji jak najmniej wskazane. Kosztorysy wskaźnikowe, szczególnie w części dotyczącej wyposażenia miękkiego, są bardzo trudne do oszacowania i często w rezulta [...]