TIME MANAGEMENT czyli jak zarządzać czasem w hotelu

Autor: Elżbieta Nitsze

W poszukiwaniu wzorcowego rozwiązania, dzięki któremu czas w hotelu nie byłby marnotrawiony na działania nie przynoszące kluczowych korzyści, należy sobie przede wszystkim zadać takie pytania: ilu tak naprawdę pracowników powinno być zatrudnionych w hotelu? czy hotel ma właściwą strukturę organizacyjną, aby optymalnie wykorzystywać posiadany zespół? jak podzielić sprawiedliwie pracę pomiędzy działy? czy poziom kosztów personalnych jest proporcjonalny w korelacji z uzyskiwanym przychodem? To pytania, które pojawiły się w pierwszym artykule z cyklu „Organizacji pracy hotelu” (nr 11/2015). Teraz ponownie odpowiemy na te pytania, ale odpowiedź ta uzyska nowy wymiar – wymiar zarządzania czasem (Time Management). Warto od razu zaznaczyć, że pojęcie „zarządzanie czasem” to oksymoron – w rzeczywistości nie można zarządzać czasem, można jedynie zarządzać sobą i zasobami w czasie. Zarządzaniu czasem a System Zarządzania Cz asem Tak jak przy wdrażaniu wszystkich zmian, należy zacząć do siebie. Nauczmy się zarządzać swoim czasem i wprowadźmy w życie System Zarządzania Czasem, a dopiero w następnym etapie uczmy i wymagajmy tego od swoich podwładnych. Dlaczego mówimy o dwóch pojęciach – zarządzaniu czasem i Systemie Zarządzania Czasem? Na pierwszy rzut oka wydają się one tym samym. W rzeczywistości zasadniczo oznaczają coś odrębnego. Zarządzanie czasem jest zbiorem różnych działań, mających za zadanie zrealizowanie założonych w czasie celów. Natomiast System Zarządzania Czasem porządkuje te działania w zbiór usystematyzowanych zasad, mechanizmów i narzędzi opartych o określoną filozofię, zależność, kolejność i strategię postępowania. Elementy Systemu Zarządzania Czasem to: – dobór priorytetów w oparciu o analizę celów długo- i krótkodystansowych, – wykorzystanie wizualizacji harmonogramu dnia, – zasada planowania długości zdarzeń „razy 1,5”, – zasada 60-20-20, – zasada nieuchronności przerwy na wypoczynek, – lista tematów do realizacji z przypisanym oznaczeniem kolejności realizacji oraz zaznaczeniem ważności, – zasada zaczynania od zadań „żmudnych, trudnych, nieprzyjemnych”. Nauka podstaw tego systemu zabiera nie więcej niż 3–4 godziny. Oto one. Co i kiedy jest najważniejsze – macierz czasu Podstawą planowania zarządzania czasem powinno być znalezienie odpowiedzi na pytania „co jest najważniejsze” oraz „kiedy jest to najważniejsze”. Niemniej kluczowe jest pytanie „jak w tym wszystkim umiejscowić gościa hotelu, który nie lubi czekać, jest obecny w tej konkretnej chwili i oczekuje natychmiastowego rozwiązania swoich problemów”. A sytuacje, w których wymagana jest natychmiastowa interakcja z gościem często spychają na dalszy plan rzeczy, które dziś zaplanowaliśmy sobie do realizacji. Dlatego hotelarstwo jest branżą, w której ciągłe zmiany mogą powodować pozorne odczucie, że skutecznego zarządzania czasem nie da się wprowadzić. Tymczasem właśnie w takim turbulentnym środowisku, jakim jest hotel zarządzanie czasem jest tym bardziej istotne. Przy czym rozkład w czasie i proporcje zadań zaplanowanych w stosunku do tych, będących konsekwencją pobytu gości w hotelu, będą diametralnie inne niż np. w biurze rachunkowym czy kancelarii prawnej. Wróćmy na chwilę do teorii. Najbardziej znanym i podstawowym narzędziem analizy tematyki związanej z obszarem zarządzania czasem jest macierz czasu (Time Matrix). Macierz czasu uwzględnia dwa kryteria oceny potencjalnych celów i działań – Ważność i Pilność (patrz grafika). Nagminnym błędem w analizie efektywnego zarządzania czasem jest mylenie pilności z ważnością. Jeżeli analiza działań, które prowadzimy w ciągu dnia pokazuje nam, że pierwsza ćwiartka (Ważne i Pilne) jest zarzucona bardzo dużą ilością tematów z kategorii „muszę już”, „natychmiast”, „zaraz”, to jest to największym błędem managerów. Stwarzanie pozorów swojej wartości i przydatności dla firmy przez ciągłe „nie mam czasu”, „mam tyle roboty” jest pętlą blokującą rozwój zarówno managera, jak i obszaru działania hotelu, za który on odpowiada. Niestety, dotąd jeszcze nie wymyślono lepszej metody na wyjście managera z pierwszej ćwiartki niż pozwolenie na świadome „spalenie się” niektórych rzeczy do [...]