Gastronomia i administracja

Autor jest kierownikiem
Katedry Hotelarstwa i Gastronomii
w Wyższej Szkole Ekonomicznej
AlmaMer

W ubiegłym numerze HOTELARZA omówiliśmy strukturę pionu noclegowego hotelu – działu recepcji i służby pięter. W tym – jak powinna wyglądać struktura pionu żywnościowego i administracyjno- -zarządczego.

Administracja hotelu to zespół grupujący dyrekcję (kierownictwo hotelu), komórki funkcjonalne i pomocnicze. Stanowiska kierownicze Na szczycie struktury organizacyjnej hotelu stoi dyrektor. Podlegają mu pozostałe komórki organizacyjne: radca prawny, dział inwentaryzacji i kontroli, administracyjno-gospodarczy, bhp, IT, zaopatrzenia i transportu itp. W małej placówce dyrektor najczęściej jest właścicielem obiektu i za całość odpowiada indywidualnie. W małych i średnich hotelach spotyka się rozwiązania, w których całość obsługi bezpośredniej gości hotelowych nadzorowana jest przez zastępcę dyrektora do spraw eksploatacyjnych. Skoncentrowanie tych zadań w jednym pionie daje możliwość realizacji kompleksowej obsługi gościa – od zameldowania do rozliczenia. Jednocześnie łatwiej jest regulować problemy pojawiające się na styku zakresów zadań różnych działów.

Służby ekonomiczno-finansowe

Służba ekonomiczno-finansowa jest zorganizowana w zależności od wielkości przedsiębiorstwa w formie samodzielnego stanowiska pracy w małym przedsiębiorstwie, sekcji lub działu w średnim lub pionu organizacyjnego w dużym i bardzo dużym. W praktyce możemy spotkać się z sytuacją, w której sekcję kontroli i rewizji wyłącza się z pionu głównego księgowego i podporządkowuje się ją bezpośrednio dyrektorowi przedsiębiorstwa. Przeważają zwolennicy łączenia wszystkich służb ekonomiczno-finansowych w jeden zespół lub pion. Powody takiej organizacji są następujące:

zmniejsza to rozpiętość zarządzania kierownika przedsiębiorstwa;

komórki te pracują przeważnie na podstawie tej samej dokumentacji źródłowej;

ogranicza się ewentualne spory kompetencyjne.

Nie ma uniwersalnej struktury służb ekonomiczno- finansowych, nie ma jednolitego pomysłu na organizację działu finansowego, ekonomicznego czy księgowości. Niezależnie od organizacji służb ekonomiczno- finansowych główne zadania poszczególnych komórek organizacyjnych są podobne i proste do sprecyzowania. Zadania poszczególnych komórek organizacyjnych służb ekonomiczno-finansowych są proste do sprecyzowania i wynikają z ich nazw: księgowość, finanse, dział ekonomiczny.

Dział administracyjno-gospodarczy

Prawidłowość funkcjonowania administracji hotelowej zapewnia dział administracyjno- gospodarczy, który jest odpowiedzialny za prowadzenie wszystkich spraw związanych z administrowaniem budynku, kształtowanie polityki socjalnej dla pracowników, prowadzenie obsługi sekretariatu dyrektora. Do zatrudnionych w omawianym dziale należą pracownicy sekretariatu (sekretarka, asystentka), a także radca prawny. Radca prawny może być pracownikiem hotelu lub może być wynajęty z firmy zewnętrznej. Gwarantuje on hotelowi doradztwo prawne w zakresie prawa cywilnego, gospodarczego, karnego. Opiniuje wzory umów, projekty porozumień i uzgodnień.

Dział kadr i szkolenia