Nocleg ze śniadaniem – jak opodatkować dietę pracownika z tytułu podróży służbowej

Autor: Anna Fierek

Pracownicy zatrudniani przez hotelarzy nierzadko odbywają podróże służbowe – jako uczestniczy konferencji, targów, szkoleń, czy w ramach obowiązków sprzedażowych. Problem rozliczenia podróży służbowych dotyczy zatem nie tylko gości hotelowych, ale w równej mierze zatrudnianych przez hotel pracowników. Pixabay Analizując kwestię rozliczenia diet z tytułu podróży służbowych, w pierwszej kolejności należy zastanowić się, co właściwie kryje się pod tym pojęciem. Podróże służbowe a oddelegowanie W polskim prawie podatkowym brak jest definicji podróży służbowej. Do tego pojęcia odnosi się jednak art. 775 §1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Dodatkowych wskazówek co do definiowania tego pojęcia należy szukać również w orzecznictwie. Sąd Najwyższy (w wyroku I PK 208/07 z 22 lutego 2008 r.) wskazał trzy cechy charakterystyczne dla podróży służbowej: 1) jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, 2) jest odbywana na polecenie pracodawcy, 3) ma na celu wykonanie określonego przez pracodawcę zadania. Jak podkreślił sąd, aby podróż można było uznać za służbową, powyżej wymienione przesłanki muszą wystąpić łącznie. Spełnienie wszystkich wyżej wymienionych kryteriów jest warunkiem koniecznym, lecz niewystarczającym do uznania podróży za służbową, co z kolei potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku II PZP 11/08 z 19 listopada 2008 r.). Sąd wskazał dodatkowo na tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej oraz podkreślił, że powinna ona odbywać się na wyraźne polecenie, w celu wykonania zadania wykraczającego poza umówione z pracodawcą obowiązki. Warto zaznaczyć, że podróży służbowej nie należy utożsamiać z pojęciem oddelegowania. Jest to odmienna instytucja, podlegająca odrębnym zasadom rozliczeń. Rozliczenie diet z podróży służbowej W świetle przepisów podatkowych (art. 21. ust. 1 pkt 16 UPDOF) zwolnione z opodatkowania są „diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (a także osób niebędących pracownikami) do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz w [...]