Jak stworzyć dobry budżet dla małego hotelu

Autor: Dariusz Winnicki

Jaki powinien być budżet dla hotelu? Przede wszystkim realny i prawdziwy, czyli rzetelnie szacujący niezbędne koszty i niezawyżający spodziewanych przychodów. Reszta jest prosta – od planowanych przychodów odejmujemy przewidywane koszty i otrzymujemy wynik hotelu do zrealizowania. Skoro to takie proste, to dlaczego wielu hotelarzy ma z tym problem? Dawno temu, jeszcze w czasach szkoły średniej, pani profesor wypowiedziała słowa, które przypominam sobie zawsze zasiadając do pracy nad biznesplanem (a jego nieodłączną częścią jest właśnie budżet). Powiedziała: „W latach 50. i 60. wychwalano pod niebiosa przodowników pracy, którzy wykonywali 200, 300, a czasami nawet 500 proc. normy. Mówiono, że świetnie pracują i należy im się nagroda i uznanie mas za ich trud i znój. Rzecz w tym, że o ile im być może należała się jakaś nagroda, to na zbity pysk należało natychmiast wywalić z pracy tych, co te plany układali razem z tymi co je zatwierdzali!”. Cóż, dość to dosadne, ale jakże prawdziwe. Tu rzecz dotyczyła akurat metalurgii i przemysłu ciężkiego, ale pasuje to jak ulał także do tego, z czym stykamy się, planując budżet dla funkcjonującego lub właśnie mającego powstać hotelu. Czy warto? Pierwsze pytanie, jakie często zadają sobie hotelarze, szczególnie niedoświadczeni, to: „A po co mi jakiś budżet? Jak będę miał obłożenie (słowo–klucz), to i pieniądze będą!”. Oczywiście, to prawda, każdy kto sam prowadzi hotel, każdy kto codziennie rozlicza rachunki, paragony, kontroluje zakupy, wie ile i czy w ogóle zarabia na działalności obiektu. Rzecz w tym, że ze wszystkich inwestorów, z którymi miałem możliwość współpracować, jedynie kilku prowadziło i naprawdę chciało prowadzić swój hotel osobiście. Znaczna część – co zrozumiałe – traktowała hotel i wszystkie jego przyległości jako inwestycję w przyszłość dla siebie lub rodziny, ewentualnie także jako swego rodzaju oznakę prestiżu, a co za tym idzie bywała w hotelu sporadycznie, co ciężko nazwać jego prowadzeniem. W pierwszym wypadku, budżet czy inne plany można uznać jako przydatne, lecz nie niezbędne; w tym drugim,jako niewątpliwie bardzo istotne i ważne, choćby po to by widzieć, na ile efektywny jest zespół zarządzający, który wybrano by pilnował biznesu właścicieli. Co tam ma być? Budżety, które przygotowuje się w hotelach sieciowych, to zazwyczaj efekt pracy kilku, kilkunastu, a nawet w kilkudziesięciu osób. Widziałem jednak budżet przygotowany na żółtej, samoprzylepnej karteczce z notatnika – czy był gorszy od tych sieciowych? Można by tak pomyśleć, ale powiem szczerze, że był o niebo lepszy. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta – budżet ten był może mało efektowny, mało złożony, zupełnie nierozbudowany, ale REALNY i PRAWDZIWY. Więc: „co tam ma być”? Zasadniczo to dwie podstawowe rzeczy i jedna pochodna z nich wynikająca – wszystkie planowane przychody, przewidywane koszty i oczywiście wynik będący różnicą pomiędzy tym pierwszym a drugim. Rzecz wydawała by się bardzo prosta, ot kartka, długopis i kalkulator albo arkusz kalkulacyjny, kilka godzin pracy i gotowe. Nic bardziej mylnego. Przygotowywanie realnego budżetu jest jak przejście przez jaskinię najeżoną pułapkami. Tylko mając dobrą mapę i doświadczenie można przejść przez tę jaskinię cało i zdrowo, i do tego jeszcze z zyskiem. Zazwyczaj inwestorzy mają niepokojącą tendencję do tego, by zawyżać oczekiwane przychody nie patrząc na sezonowość, lokalizację i konkurencję, a kierując się emocjami wynikającymi często wyłącznie z własnej wiary w potencjał miejsca, budynku czy okolicy. Często bywa niestety tak, że zamówili analizę lokalizacji, w której wykonujący potwierdził to, co chcieli usłyszeć, bo przecież płacą i oczekują tego, by doradca upewnił ich w przekonaniu – o t [...]